Comment organiser votre vie entière avec la méthode PARA

Vous vous souvenez des systèmes de classement? Même si vous possédez toujours un classeur, une grande partie de vos documents importants est probablement désormais numérique. Bien que la séparation des copies papier dans les dossiers appropriés soit assez facile, l'organisation des fichiers numériques à partir d'une gamme d'applications et de plates-formes est un peu plus difficile.

Peu importe qui vous êtes, vous disposez probablement d'une multitude d'informations numériques enregistrées qui seraient plus utiles si elles étaient mieux organisées. Ensuite, vous pouvez clairement voir sur quoi vous devez travailler et avec quelles ressources vous devez le faire.

Entrez dans la méthode PARA: une méthode de classement numérique simple qui organise vos informations numériques. Développée par le principal expert en productivité, Tiago Forte, cette méthode concerne l'organisation et non la productivité.

Nous décrirons ce qu'est le système PARA et comment il fonctionne. Les méthodes de productivité et les hacks ne sont pas pour tout le monde, mais si vous voulez plus de détails, vous pouvez consulter l'explicateur original de Forte.

Qu'est-ce que «l'information numérique»?

Même si vous utilisez toujours des méthodes d'organisation à l'ancienne, comme les systèmes de classement ou les planificateurs de bureau, vous avez probablement aussi un tas d'informations numériques que vous utilisez quotidiennement.

Cela peut inclure tout, des articles intéressants que vous avez enregistrés dans divers onglets ou listes, à la planification de projet sur une application comme Evernote. Fondamentalement, tout ce que vous avez enregistré numériquement parce qu'il est utile ou important compte comme information numérique.

La méthode PARA vous aide spécifiquement à organiser ces informations, afin qu'elles ne soient pas réparties de manière aléatoire sur d'innombrables applications et plates-formes. Cependant, nous pensons que vous pouvez étendre cette méthode pour inclure également des copies papier.

Dans l'ensemble, le système PARA vous aide à gérer les choses plus efficacement au travail et dans votre vie personnelle. Essentiellement, il vous aide à organiser tout ce que vous avez à faire et toutes les informations pertinentes qui y sont liées. La méthode vous permet de voir clairement ce que vous devez accomplir, quand cela doit être fait et comment chaque tâche est liée à vos objectifs plus larges.

Cela peut transformer une liste écrasante d'espoirs et de rêves ou de projets à faire en un système gérable que vous pouvez aborder étape par étape et atteindre vos objectifs.

Briser le système PARA

Voyons comment cette méthode d'organisation fonctionne réellement.

PARA est un acronyme pour projets, domaines de responsabilité, ressources et archives. Selon ce système, vous placez chaque élément d'information numérique dans l'une de ces catégories. Ensuite, vous utilisez le système de classement à quatre catégories sur toutes les plateformes numériques. Cela vous permet de suivre et de trouver facilement tout ce dont vous avez besoin, quelle que soit l'application ou le système sur lequel vous l'avez enregistré.

Selon Forte, un projet est une «série de tâches liées à un objectif, avec une échéance». Vos projets peuvent être liés au travail ou non, mais ils doivent être spécifiques, avec des points de terminaison spécifiques.

Par exemple, rédiger un livre blanc pour votre employeur est un projet, tout comme les vacances en famille. Vous divisez chaque projet en tâches ou étapes nécessaires pour le terminer.

Un domaine de responsabilité est un «domaine d'activité avec une norme à maintenir dans le temps». Chacun de vos projets relève d'un domaine de responsabilité. Ces domaines ne sont cependant pas des tâches spécifiques basées sur des délais; ce sont des aspects primordiaux de votre vie.

Par exemple, le projet de rédaction d'un livre blanc pour le travail pourrait relever de la «commercialisation», un domaine de responsabilité lié au travail. Votre projet de vacances en famille pourrait tomber dans la «famille», un domaine de responsabilité personnel.

Chacun aura différents domaines de responsabilité en fonction de sa vie, de ses objectifs et de ses valeurs. Vous aurez plusieurs domaines de responsabilité au travail et dans votre vie personnelle.

Une ressource est un «sujet ou thème d'intérêt permanent». Ceux-ci peuvent soutenir vos projets et domaines de responsabilité, ou peuvent simplement se rapporter à vos intérêts. Vos sujets de ressources peuvent inclure des choses comme la photographie, les voyages ou la cuisine.

Enfin, Forte classe les archives comme «éléments inactifs des trois autres catégories». Lorsque vous avez terminé un projet, décidé qu'un domaine de responsabilité n'est plus pertinent ou perdu tout intérêt pour une ressource, vous transférez ces informations dans vos archives. Il ne vous est plus utile, mais vous voudrez peut-être y faire référence à l'avenir.

Comment implémenter PARA étape par étape

Si vous voulez essayer la méthode PARA, voici comment vous pouvez l'implémenter.

Séparer les projets des domaines de responsabilité

Les zones Ressources et Archives sont assez simples. Une chose qui fait voyager les gens, cependant, est de comprendre la différence entre un projet et un domaine de responsabilité. Donc, un bon point de départ est de vous assurer d'avoir une idée claire de ce que chacun d'eux est.

Encore une fois, un projet est une chose spécifique sur laquelle vous travaillez et qui nécessite des tâches et un délai. Un domaine de responsabilité est quelque chose d'important dans votre vie ou votre travail, mais il n'a pas de date limite.

Une fois l'échéance d'un projet dépassée, vous pouvez passer au suivant. Un domaine de responsabilité, cependant, n'est jamais terminé, sauf si vous décidez qu'il n'est plus important.

Par exemple, la création d'un budget est un projet, mais les finances personnelles sont un domaine de responsabilité. Redécorer votre salon est un projet, mais la maison est un domaine de responsabilité. La mise à jour de votre profil LinkedIn est un projet, mais les médias sociaux sont un domaine de responsabilité.

Vous pouvez décomposer un projet en tâches spécifiques avec un point de terminaison spécifique, mais vous ne pouvez pas le faire avec un domaine de responsabilité. C’est un parapluie sous lequel s’inscrivent divers projets.

Si vous divisez vos projets et domaines de responsabilité, vous pouvez clairement voir comment chaque tâche individuelle est liée à un objectif plus large. Cela peut vous aider à rester motivé pendant que vous travaillez sur un projet fastidieux.

Construisez votre liste de projets

Maintenant que vous comprenez mieux la distinction entre les projets et les domaines de responsabilité, vous pouvez commencer à construire votre liste de projets. Vous avez peut-être déjà une idée de vos sujets de responsabilité et de vos ressources. Sinon, ils pourraient devenir plus apparents lorsque vous commencez à écrire vos projets.

Selon Forte, écrire vos projets est la meilleure façon de commencer. Vous pouvez inclure des éléments sur votre liste que vous avoir besoin à faire, et que vous vouloir pour se faire.

Vous incluez ensuite cette liste principale de projets dans toutes les applications, programmes ou autres outils numériques que vous utilisez.

Ajouter les autres sections

Ensuite, vous ajoutez également des sections pour les domaines de responsabilité, les ressources et les archives à vos outils numériques. Le cas échéant, vous pouvez organiser vos projets en fonction de leurs domaines de responsabilité. Ensuite, vous pouvez stocker des informations ou des idées intéressantes dans une section Ressources, afin de pouvoir les localiser rapidement si vous en avez besoin pour un projet. Et, bien sûr, vos archives sont l'endroit où vous envoyez des informations une fois que vous en avez terminé.

De cette façon, même si vous utilisez plusieurs plates-formes numériques pour un projet, les informations seront organisées de la même manière pour chacun.

Lorsque vous divisez vos informations en quatre segments PARA sur chaque plate-forme numérique, vous n'avez pas à vous souvenir d'un système d'organisation différent chaque fois que vous vous connectez à une plate-forme différente. Cela vous permet de vous concentrer sur la tâche à accomplir plutôt que d'essayer de vous rappeler où se trouvent vos informations.

Comment utiliser votre système PARA

Lorsque vous commencez à utiliser ce système, vous pouvez aborder vos tâches quotidiennes d'une manière beaucoup plus organisée.

Parce que vos projets sont définis, vous ne vous attaquerez qu'à ceux qui sont nécessaires un jour donné. Une fois que vous les aurez terminés, vous pourrez réfléchir un peu aux domaines de responsabilité de ces projets. Vous pourrez voir si vos projets sont conformes à vos objectifs et à vos valeurs, ou si vous devez changer les choses pour qu'ils le fassent.

Pendant ce temps, votre liste de ressources gardera tout ce qui vous intéresse frais et disponible, même s'il n'est pas directement lié à vos projets actuels. Cela vous permet de stocker toute recherche ou information que vous n'utilisez pas immédiatement.

Enfin, vos archives vous assureront de ne perdre aucune ancienne information que vous pourriez avoir besoin de référencer plus tard.

Dernières pensées

Si vous utilisez beaucoup d'informations numériques sur de nombreuses plateformes différentes dans votre travail ou votre vie quotidienne, le système PARA peut vous aider à rester organisé. Cela ne fonctionnera pas pour tout le monde, mais il a beaucoup de potentiel.

En plus de vous aider à rester organisé, la méthode PARA vous fait également réfléchir sur votre vie. Le simple fait de prendre le temps de noter vos projets et domaines de responsabilité révèlera ce qui est vraiment important pour vous et sur quoi vous devriez vous concentrer. Donc, que vous décidiez d'utiliser PARA à long terme ou non, il suffit de lui donner un coup de feu.

Si un simple coup de pouce de productivité est tout ce dont vous avez besoin, assurez-vous de consulter notre liste de techniques.