Comment j'utilise Google Sheets comme pigiste

Bien que le freelance vous donne de la flexibilité, il apporte également des responsabilités supplémentaires. Jongler avec la communication avec plusieurs clients, respecter les délais, envoyer des factures et le suivi des dépenses peut devenir écrasante. Pour garder ma santé mentale intacte, j'utilise des feuilles Google pour tout gérer.

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Surveillez mes tâches en attente et terminées

Les pigistes doivent souvent gérer plusieurs projets pour plusieurs clients à la fois. En tant qu'écrivain, je dois également garder une trace des affectations terminées et en attente et des taux spécifiques pour chaque article. J'avais l'habitude de trouver cette tâche intimidante jusqu'à ce que je commence à utiliser Google Sheets, ce qui rendait tout beaucoup plus facile à gérer.

Je crée une feuille de calcul distincte pour chaque client dans une seule feuille de calcul. Chaque fois que je me suis attribué une tâche, je le enregistre avec un statut « en attente ». Une fois terminé, je met à jour le statut à «terminé». J'inclus également la date de publication, le lien de l'article et le taux de paiement pour une référence facile. Pour faciliter la numérisation, je code les lignes de couleur en fonction de leur statut.

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Gardez un dossier de clients pour la sensibilisation

En tant que rédacteur indépendant, je suis toujours à la recherche de nouveaux clients – parce que vous ne savez jamais quand l'un de vos habitués pourrait ralentir la sortie de leur contenu. La partie délicate est que vous ne pouvez pas postuler pour un emploi ou contacter un client potentiel lorsque vous voyez une opportunité. J'avais l'habitude de manquer des concerts prometteurs simplement parce que j'ai oublié de sauvegarder le lien vers le poste de travail.

Maintenant, je note chaque opportunité que je rencontre – que ce soit un poste de travail LinkedIn, une ouverture de site Web sur laquelle je suis tombé sur un concert ou un concert indépendant mentionné dans une newsletter. Garder toutes ces prospects en un seul endroit me permet de tendre la main à mon rythme et facilite la suivi des clients et où je suis dans le processus de demande.

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Suivre mes dépenses indépendantes

Je suive également mes dépenses liées à la freelance dans Google Sheets pour tout avoir en un seul endroit. Cela comprend les abonnements logiciels, les mises à niveau des équipements et même les factures Internet. Je journalise les détails comme la date d'achat, le montant dépensé et le nom de l'article ou du service. Étant donné que Google Sheets est facile d'accès, je peux le mettre à jour en déplacement, même à partir de mon téléphone.

Cela me permet de revoir mes dépenses au cours des derniers mois et de repérer les dépenses inutiles. Il est particulièrement utile pour garder un œil sur les abonnements récurrents afin que je puisse facilement annuler tout ce dont j'ai besoin avant d'être facturé. Avoir toutes ces informations en un seul endroit m'a fait me sentir beaucoup plus organisé et moins stressé.

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Collaborer avec les clients et les membres de l'équipe

J'ai régulièrement besoin de proposer des idées de contenu et de les partager avec des prospects ou des clients pour les commentaires ou l'approbation. Faire des allers-retours sur les fils de messagerie sans fin peut prendre du temps et frustrant. C'est pourquoi je préfère organiser toutes mes idées dans une feuille Google et partager ce seul document avec les bonnes personnes pour collecter facilement leur contribution.

J'utilise également Google Sheets pour suivre la façon dont mes articles publiés se comportent via Google Analytics, gérer les détails de paiement (comme la quantité de client qui me doit) et recueillir des commentaires – le tout en un seul endroit. Il maintient tout organisé et efficace. De plus, je peux contrôler les autorisations – si quelqu'un peut simplement voir, commenter ou modifier la feuille comme je le peux.

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Générer des factures d'apparence professionnelle

Tout le monde attend avec impatience le salaire, et lorsque votre entreprise gère tout automatiquement et que l'argent atterrit directement dans votre compte bancaire, il est aussi fluide que possible. Mais en tant que pigiste qui travaille directement avec les clients, ce n'est pas ainsi que cela fonctionne pour moi. Je dois générer des factures pour certains clients, ce qui peut être un peu des tracas. Heureusement, Google Sheets simplifie l'ensemble du processus.

J'ai configuré un modèle de facture réutilisable qui comprend tout: nom du client, détails de l'article, heures travaillées, taux et montant total dû. Au début de chaque mois, je duplique le modèle et commence à remplir les détails en utilisant la feuille où je suive toutes mes tâches terminées. À la fin du mois, j'ai une facture polie prête à partir.

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Organisez des listes de tâches et des projets de plan

Comme je compte sur Google Sheets pour la majeure partie de mon suivi, cela devient naturellement une partie fondamentale de mon flux de travail quotidien. Je l'utilise pour décomposer chaque article en étapes exploitables, comme la rédaction d'un plan, la collecte de liens de recherche, etc. Je suive également tous les projets au fur et à mesure qu'il traverse différentes étapes, tels que l'idée présentée, l'attente de l'approbation, approuvée, soumise ou nécessitant des révisions.

J'ai une feuille dédiée pour chaque client où je gère ses projets. Et comme j'ai souvent besoin de collaborer avec les clients, j'utilise les mêmes feuilles pour partager des mises à jour et collecter des commentaires – je n'ai pas besoin de créer des versions distinctes. Parallèlement à ces draps à long terme, je maintiens également un tracker quotidien où je journalise les tâches, je suivent les progrès et je vérifie les jalons pour rester responsable.

C'est ainsi que Google Sheets est devenu un compagnon de confiance dans mon voyage indépendant. Si vous jonglez avec plusieurs applications pour gérer des tâches similaires, Google Sheets peut améliorer votre flux de travail et les remplacer potentiellement. N'oubliez pas – lorsque partagez vos feuilles, attribuez les autorisations correctes. Accorder plus d'accès que nécessaire peut créer des problèmes plus tard.