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Sommaire

Résumé

Utilisez les fonctionnalités d'instructions et de mémoire personnalisées de ChatGPT pour créer un système de gestion de projet de base.
Les instructions personnalisées aident à organiser les tâches en catégories, à hiérarchiser et à gérer efficacement les projets.
Une maintenance régulière (comme l'effacement des tâches terminées) assure le bon fonctionnement du système tout au long des sessions de chat.

Si vous utilisez des chatbots IA comme ChatGPT pour réfléchir et créer vos plannings, vous connaissez la frustration de déplacer toutes ces données dans votre liste de tâches ou votre calendrier. Ne serait-il pas formidable si ChatGPT pouvait également servir de système de gestion de projet ? Eh bien, c’est possible – et voici comment !

Comment utiliser ChatGPT comme système de gestion de projet ?

Vous pouvez transformer ChatGPT en un système de gestion de projet fiable et léger en tirant parti de deux de ses fonctionnalités intégrées : les instructions personnalisées et la mémoire.

Lorsqu'ils sont combinés, vous pouvez utiliser ChatGPT pour mémoriser les tâches et les projets au cours des sessions de chat, les organiser dans une structure claire et utiliser le langage naturel pour apporter des améliorations et suivre vos progrès.

Avec Mémoire, vous pouvez demander à ChatGPT de mémoriser des tâches telles que « Projets X, Y, Z aux dates A, B, C » et il les enregistrera. Vous pouvez ensuite accéder à ces tâches sur différentes discussions à différents moments.

Cela signifie que vous pouvez, par exemple, utiliser ChatGPT un samedi après-midi pour définir l'agenda de votre semaine. Ensuite, le lundi matin, vous pourrez ouvrir ChatGPT et visualiser toutes vos tâches, y compris celles en attente de la journée.

Bien que techniquement, cela devrait suffire pour un système de gestion de projet de base, je trouve l'expérience globale un peu insuffisante. La magie se produit lorsque vous incluez des instructions personnalisées et invitez ChatGPT à toujours enregistrer vos tâches ou projets avec des marqueurs ou des champs spécifiques qui facilitent leur suivi et leur révision.

Voici un bref aperçu de la façon dont cela fonctionne.

Utilisation d'instructions personnalisées pour déclencher le mode de gestion de projet

Tout d’abord, ChatGPT est un chatbot IA que vous utilisez pour discuter, et non pour la gestion de projet ! A ce titre, je souhaite créer un mode de gestion de projet qui ne se déclenche que lorsque j'en ai besoin.

De plus, si je dis à ChatGPT de sauvegarder un projet particulier dans sa mémoire, il le fera. Cependant, si j'oublie de mentionner des marqueurs tels que des descriptions, des dates d'échéance ou des statuts actuels, le projet sera enregistré sans ces détails. C'est pourquoi je souhaite que ChatGPT me demande de manière proactive ces informations manquantes.

Enfin, par défaut, ChatGPT peut ne pas suivre un format cohérent lors de l'affichage de toutes les tâches que j'ai enregistrées dans sa mémoire. Je souhaite qu'il organise systématiquement les tâches dans les catégories suivantes : Non démarré, En cours, Terminé et En attente.

Pour que ChatGPT se comporte de manière prévisible, accédez à Paramètres > Personnalisation > Instructions personnalisées et collez l'invite suivante dans la zone « Comment souhaitez-vous que ChatGPT réponde ? » champ:

Lorsque j'ajoute une tâche ou un projet aléatoire à votre mémoire, attribuez-lui le statut En attente. Cela m'aidera à savoir que je dois catégoriser ces tâches avec plus de détails lorsque je travaillerai avec elles plus tard.

SI et SEULEMENT SI je dis « Activez le mode de gestion de projet », procédez comme suit :

Vérification initiale :

Vérifiez la mémoire des projets classés comme Non démarré, En cours, Terminé ou En attente. Si des projets existent, répondez : « D'accord. Voici toutes vos tâches en cours. Dites-moi quels nouveaux projets/tâches vous souhaitez ajouter, modifier ou gérer » et affichez-les classés selon leur statut actuel : Non démarré, En cours, Terminé. , et En attente.

Chaque projet doit avoir un nom, un niveau de priorité, une date d'échéance, une description et un statut actuel.

S'il n'existe aucun projet, répondez : « Il semble que vous n'ayez aucun projet. Que souhaiteriez-vous ajouter ? »

Décharge de pensées :

Ensuite, je ferai un vidage de pensées pour partager tous les projets.

Divisez la saisie en projets avec des champs : Nom, Description, Date d'échéance, Statut et Priorité.

Demandez explicitement les détails manquants, par exemple « Quelle est la priorité pour (Nom du projet) ? » Laisser vide en cas de refus.

Gérer des projets :

Prise en charge de l'ajout, de la modification ou de la suppression de projets. Suggérer une priorisation en fonction des délais et de l’importance. Les tâches qui approchent de leur date d'échéance ou qui l'ont dépassée deviennent automatiquement prioritaires.

Mettez en surbrillance les tâches en retard ou prioritaires.

Référence continue :

N'oubliez pas tous les projets, sauf si on vous demande explicitement de les oublier. Assurez-vous que les tâches en cours persistent d’une session à l’autre.

Maintenant, chaque fois que tu dis, Activer le mode gestion de projetChatGPT affichera tous les projets enregistrés dans sa mémoire ainsi que leur statut actuel. Si vous n'avez enregistré aucun projet, il vous montrera une liste vide et vous invitera à ajouter des projets.

Vous vous demandez peut-être pourquoi j'utilise des instructions personnalisées au lieu d'un GPT personnalisé.

En effet, les GPT personnalisés ne peuvent pas accéder à la mémoire de votre ChatGPT, ce qui est essentiel pour sauvegarder les projets et les tâches.

Utiliser la mémoire pour stocker les données du projet

Après vous avoir montré toutes les tâches disponibles avec le mode de gestion de projet activé, ChatGPT est prêt à ce que vous fassiez un vidage de vos pensées. À ce stade, vous pouvez simplement écrire ce que vous pensez. Alternativement, vous pouvez utiliser votre voix pour parler avec ChatGPT et expliquer les projets que vous avez planifiés.

ChatGPT traitera vos entrées, organisera les données pour identifier les projets ou les tâches sur lesquels vous prévoyez de travailler, enregistrera ces informations dans sa mémoire et fournira un aperçu rapide des tâches en cours.

Une fois cela fait, vous pouvez choisir d'ajouter plus de tâches en effectuant un autre vidage de pensée ou de modifier les tâches existantes si ChatGPT commet des erreurs lors de leur création. De plus, si vous oubliez d'inclure des détails importants, tels que la date d'échéance ou le niveau de priorité, ChatGPT vous demandera ces clarifications. Bien entendu, vous pouvez choisir de les laisser vides si vous préférez.

Comment récupérer ou modifier des données pour un projet en cours

Pour récupérer toutes vos données, tapez simplement « Activer le mode de gestion de projet » et ChatGPT vous donnera une vue organisée de tous vos projets. Cela dit, vous pouvez également évoquer ces tâches lors de discussions régulières.

La beauté de ce système est que, puisque ChatGPT dispose d'une compréhension contextuelle, vous n'avez pas besoin d'ajouter manuellement des balises ou des catégories à vos tâches. Au lieu de cela, vous pouvez simplement demander à ChatGPT d'afficher les tâches liées à un sujet ou un thème spécifique, et il les récupérera pour vous. Cela rend le filtrage et le tri incroyablement pratiques, surtout si, comme moi, vous n'aimez pas proposer de nouvelles balises et catégories pour vos tâches.

De même, vous pouvez modifier des tâches spécifiques lors de discussions régulières. Cependant, je recommande d'activer le mode de gestion de projet avant d'effectuer des modifications. Cela garantit que ChatGPT peut vous inviter à remplir tous les détails manquants importants concernant vos tâches.

Assurez-vous également d’effacer toutes les tâches « terminées » au moins une fois par semaine. Vous pouvez simplement dire à ChatGPT de « Supprimer toutes les tâches terminées de la mémoire » et il se chargera du nettoyage. Garder votre liste de tâches bien rangée empêche les tâches terminées d'encombrer la mémoire de ChatGPT et empêche la vue du projet d'afficher une liste terminée inutilement grande.

L'inconvénient critique (et une solution de contournement)

L'une des fonctionnalités les plus fondamentales et cruciales d'un système de gestion de projet est la possibilité de définir des alarmes ou des rappels pour les tâches. Malheureusement, ChatGPT ne dispose pas de cette fonctionnalité : il ne vous rappellera pas de manière proactive vos tâches quotidiennes ou l'approche des délais.

Cela dit, il existe une solution de contournement ! Vous pouvez demander à ChatGPT de créer un fichier ICS qui transforme vos tâches en événements de calendrier. Vous pouvez ensuite importer ce fichier dans votre application de calendrier, qui vous enverra des rappels pour les tâches à venir.

Bien que cette méthode soit fonctionnelle, elle n’est pas idéale. La gestion des tâches sur deux plates-formes (ChatGPT et votre application de calendrier) nécessite des efforts supplémentaires pour ajouter, modifier et organiser des tâches. C'est néanmoins une option qui mérite d'être explorée si les rappels sont cruciaux pour votre flux de travail.

Dans l'ensemble, même si ChatGPT peut gérer les bases de la gestion de projet, il n'est pas à la hauteur des outils dédiés comme Trello, notamment en ce qui concerne les notifications et les rappels. Mais remplacer ces outils n’est pas le sujet ici !

L'objectif est de montrer comment nous pouvons plier et façonner les grands modèles linguistiques (LLM) pour créer des outils puissants et personnalisés. Aujourd'hui, c'est un simple système de gestion de projet. Demain, avec les bonnes intégrations, les possibilités sont infinies. Ceci n’est qu’un aperçu de ce qui est possible lorsque l’on pense de manière créative à l’IA.