Comment j'ai nettoyé rapidement des années de notes Google Keep

L’énorme quantité de notes que vous avez collectées peut ressembler à une immense montagne que vous ne pouvez tout simplement pas gravir. Vous regardez peut-être des centaines, voire des milliers, de ces petites notes autocollantes numériques. Chacun d’eux pourrait contenir des informations vitales, ou peut-être s’agit-il simplement d’un fouillis numérique. Ce n'est pas amusant de penser à organiser parfaitement ce qui reste, mais il existe une autre solution.

Bien que je recommande de trouver un processus plus rapide pour trier toutes vos notes, vous pouvez libérer votre espace sans perdre vos précieuses notes. C'est un peu un processus, mais c'est bien mieux que de devoir gérer de longs temps de chargement juste pour accéder à l'application.

Vous devez utiliser un ordinateur si vous voulez rester sain d'esprit

Lorsque j'ai finalement réussi à gérer la montagne de listes, d'idées et de pensées à moitié terminées que je cachais dans mon Google Keep, j'ai réalisé quelque chose d'important que vous devez savoir. Si vous voulez garder la raison, vous devez absolument utiliser un ordinateur pour cette tâche. Bien que je sois l'un des nombreux à considérer cette application comme leur application de prise de notes préférée, essayer de faire ce grand nettoyage sur un téléphone mobile est contraignant et beaucoup plus lent à gérer. Cela peut être un véritable casse-tête si vous n'utilisez pas de PC.

Google Keep est conçu pour être un moyen rapide de capturer des éléments sur mobile, vous permettant de noter rapidement ces idées spontanées. Bien que l'application mobile fonctionne parfaitement pour capturer des pensées instantanées ou dresser une liste de courses rapide, essayer de gérer des années de fouillis numérique nécessite des fonctionnalités et une visibilité que seul un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable peut réellement vous offrir. Croyez-moi, j'étais un grand utilisateur de Keep, accumulant des notes pendant des années, et au moment où le volume de mes notes rendait l'application lente et pratiquement inutilisable sur mon téléphone, j'ai su que je devais passer à l'interface Web.

En passant à l'interface Web de Google Keep, vous commencez à constater une réelle efficacité, offrant une meilleure visibilité sur un grand écran, ce qui constitue un avantage considérable lorsque vous essayez de trier des centaines, voire des milliers de notes désordonnées. Avoir un écran plus grand permet de voir clairement l'ensemble de l'interface de l'application, y compris la structure complète de vos étiquettes et toutes les options disponibles, ce qui améliore instantanément le processus de prise de décision pour l'organisation.

L'environnement de bureau vous donne accès aux outils dont vous avez besoin pour gérer les notes. Le plus important est la possibilité de sélectionner et de modifier des éléments en masse, ce qui rend immédiatement le travail impossible de nettoyage de centaines de notes totalement gérable.

Lorsque vous êtes sur l'interface Web, vous pouvez utiliser des raccourcis pratiques tels que Ctrl + A pour saisir chaque note visible à l'écran, ou vous pouvez utiliser la simple méthode cliquer-glisser pour sélectionner un bloc de notes spécifique en dehors des cartes individuelles. Une fois que vous les avez sélectionnés en masse, vous pouvez rapidement tout déplacer vers une étiquette spécifique, les supprimer, changer leur couleur ou les archiver tous en même temps. Cette simple capacité de traiter des groupes de notes au lieu de devoir cliquer dessus une par une, ce que vous devriez faire si vous utilisiez un téléphone, est un véritable gain de temps.

Comment tout sauvegarder et supprimer

Quand j'ai finalement fait face au chaos total de mon Google Keep, résultat d'années passées à noter des choses rapidement, j'étais paresseux et j'ai choisi cette voie. C'est le moyen le plus rapide de vous débarrasser de toutes vos notes, mais je le regrette encore aujourd'hui car le disque dur sur lequel je l'ai mis est tombé en panne. La possibilité de tout déplacer vers un autre lecteur et de supprimer le reste est une fonctionnalité qui mérite plus d'attention, car elle m'a évité une application plus lente.

Vous devez effectuer une sauvegarde complète de tout ce que vous avez écrit ou stocké dans Keep. En effet, Google Keep lui-même ne dispose pas d'outils de gestion de version automatique ni d'outils de sauvegarde natifs fiables. Le meilleur moyen d’exporter en masse toutes ces données est d’utiliser le service spécialement conçu pour télécharger vos données Google : Google Takeout. Étant donné que Takeout sélectionne chaque produit Google par défaut, assurez-vous de cliquer d'abord sur « Tout désélectionner », puis sur « Conserver ».

Ensuite, choisissez le mode de livraison souhaité. J'ai choisi d'envoyer le lien de téléchargement directement par e-mail, ce qui est simple car vous pouvez ensuite sélectionner « Créer un export », qui place le tout dans un fichier .zip. Je recommande de stocker le fichier sur un lecteur de confiance ou simplement de le conserver sur votre ordinateur.

Une fois l’exportation confirmée et les données sauvegardées en toute sécurité, la partie vraiment satisfaisante a commencé. Il s’agissait d’une suppression massive d’absolument tout. Ctrl + A (ou Cmd + A si vous êtes sur un Mac) directement sur la page principale Notes pour tout sélectionner, puis appuyez sur le menu à trois points et choisissez « Supprimer les notes ». Il est toujours satisfaisant de supprimer en masse des fichiers, car parfois on les voit disparaître lentement.

La méthode « trier et filtrer » est la meilleure solution

Je recommande d'utiliser la méthode de tri et de tamisage, car il est préférable de garder vos données organisées plutôt que de les laisser à votre futur moi-même. Si c’était à refaire, je mettrais en place un système de labellisation. Étant donné que Google Keep ne propose pas de dossiers traditionnels, un modèle d'organisation d'étiquettes à code couleur et de notes épinglées serait la solution.

Je concevrais un système qui répondrait à mes besoins spécifiques, plutôt que d'essayer simplement d'utiliser une structure générale compliquée. Vous devez regrouper vos notes dans de grandes étiquettes telles que « Écriture », « Projets » et « Personnel », sachant qu'une note peut facilement appartenir à plusieurs étiquettes en même temps. Pour que mes catégories les plus fréquemment utilisées soient facilement visibles.

Malheureusement, à partir de là, vous devez parcourir chaque note. C’est l’essence même du tri et du criblage. Vous décidez du sort de chaque élément d’information sur-le-champ lorsque vous le regardez.

N'ayez pas peur de supprimer vos notes, de vous débarrasser d'éléments tels que les anciens plans d'articles, les listes de courses que vous avez créées à l'aide des fonctionnalités Keep, les captures d'écran aléatoires ou ces notes textuelles vraiment bizarres qui signifiaient quelque chose il y a longtemps mais pas aujourd'hui. Si vous devez thésauriser, essayez d’archiver. Cela supprime l'encombrement tout en le conservant dans votre compte afin que vous puissiez le gérer à un autre moment.

Une fois l'application nettoyée, la clarté renouvelée et les performances plus rapides de Google Keep lui-même prouvent vraiment à quel point un nettoyage bien exécuté peut être formidable. Passer d’un sentiment de dépassement total à un sentiment d’organisation a été une sensation formidable. Parfois, les choses vous échappent, mais il existe des solutions que vous serez heureux d'avoir adoptées. Quelle que soit la méthode que vous choisissez, assurez-vous d'être plus organisé à l'avenir afin de ne pas avoir à recommencer.