Comment formater une ligne entière lorsqu'une case est cochée dans Excel

Les cases à cocher dans Microsoft Excel sont un excellent outil pour suivre les progrès, améliorer l'organisation des données et ajouter une couche supplémentaire d'automatisation à votre feuille de calcul. De plus, vous pouvez formater une ligne entière dans votre feuille de calcul lorsqu'une case correspondante est cochée.

Cet article fait référence aux cases à cocher dans la cellule ajoutées via l'onglet Insertion du ruban, et non aux cases flottantes ajoutées via l'onglet Développeur. Les cases à cocher dans la cellule sont disponibles pour ceux qui utilisent Excel pour Microsoft 365, Excel pour le Web et les applications mobiles et tablettes Excel.

Comment fonctionnent les cases à cocher dans Excel

Avant de vous montrer comment formater une ligne Excel entière lorsqu'une case à cocher de cette ligne est cochée, prenons un moment pour comprendre le fonctionnement des cases à cocher.

Pour ajouter des cases à cocher aux cellules sélectionnées, cliquez sur « Case à cocher » dans l'onglet Insertion du ruban.

Vous pouvez cocher et décocher manuellement une case en cliquant dessus ou en sélectionnant la cellule et en appuyant sur Espace.

Toutes les cases à cocher ont des valeurs booléennes sous-jacentes : une case cochée représente une valeur VRAI, tandis qu'une case non cochée représente une valeur FAUX. Vous pouvez le voir en sélectionnant une cellule contenant une case à cocher et en regardant dans la barre de formule. Connaître ces valeurs sous-jacentes vous aidera énormément lorsque vous utiliserez des cases à cocher pour formater des lignes entières dans Excel.

Étant donné que les cases à cocher représentent VRAI ou FAUX, vous pouvez utiliser des formules pour les cocher et les décocher. Dans cet exemple, la case de la cellule C3 est cochée car la valeur de la cellule B3 est supérieure ou égale à 80.

Formatage de lignes entières dans des plages régulières lorsqu'une case est cochée

Maintenant que vous savez comment fonctionnent les cases à cocher, vous êtes prêt à les utiliser avec la mise en forme conditionnelle pour mettre en forme une ligne entière.

Supposons que vous ayez créé cette feuille de calcul, qui contient les numéros de tâches dans la colonne A, les responsables dans la colonne B et les cases à cocher dans la colonne C, le tout dans une plage Excel standard (en d'autres termes, non formaté comme un tableau Excel).

Pour suivre la lecture de ce guide, téléchargez une copie gratuite du classeur Excel utilisé dans les exemples. Après avoir cliqué sur le lien, vous trouverez le bouton de téléchargement dans le coin supérieur droit de votre écran.

Votre objectif est de formater une ligne entière lorsqu'une tâche est terminée. Autrement dit, lorsque vous cochez une case dans la colonne C, vous souhaitez que toute la ligne sur laquelle se trouve la case à cocher adopte une certaine mise en forme.

Pour ce faire, sélectionnez d’abord les lignes 2 à 11 en cliquant et en faisant glisser le curseur de l’en-tête de la ligne 2 vers l’en-tête de la ligne 11.

Ensuite, dans l’onglet Accueil du ruban, cliquez sur Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle.

Ensuite, dans la boîte de dialogue Nouvelle règle de formatage, cliquez sur « Utiliser une formule pour déterminer les cellules à formater ».

La raison pour laquelle vous devez utiliser une formule est que le formatage des lignes sélectionnées dépend de la valeur d'une autre cellule. Dans ce cas, vous souhaitez que la ligne soit formatée lorsque la case correspondante dans la colonne C est cochée (représentant ainsi la valeur booléenne VRAI). En revanche, si la case n'est pas cochée (représentant ainsi la valeur booléenne FALSE), le formatage de la ligne respective restera tel quel.

Ainsi, dans le champ de formule, commencez par taper un signe égal (=).

Lorsque vous appliquez des règles de mise en forme conditionnelle à une plage de cellules dans Excel, la formule que vous saisissez doit correspondre à la première cellule que vous avez sélectionnée. Vous pouvez savoir quelle cellule a été la première que vous avez sélectionnée en voyant laquelle de la sélection est blanche. Dans ce cas, étant donné que la première ligne que vous avez sélectionnée était la ligne 2, vous devez vous concentrer sur la création d'une règle qui s'applique à cette ligne.

De ce fait, puisque vous souhaitez vérifier si la case à cocher C2 est cochée, sélectionnez cette cellule pour ajouter une référence à la formule.

Remarquez comment, pour le moment, la référence de cellule contient un signe dollar avant la colonne et la ligne, également appelé référence absolue. Cela signifie que toutes les lignes que vous avez sélectionnées seront formatées lorsque la case de la cellule C2 sera cochée. Cependant, ce n'est pas ce que vous souhaitez : vous souhaitez que seule la ligne 2 adopte la mise en forme. Ainsi, avec votre curseur placé directement après la référence de cellule $C$2 dans la formule, appuyez deux fois sur F4, afin que seule la référence de colonne soit précédée d'un signe dollar.

Désormais, la référence de colonne est absolue, mais la référence de ligne est relative, ce qui signifie que la règle s'adaptera à chaque ligne. En d’autres termes, la référence de la ligne 3 sera $C3, la référence de la ligne 4 sera $C4, et ainsi de suite.

Ensuite, vous souhaitez compléter la formule en évaluant si la case est cochée. Pour ce faire, tapez un autre signe égal, suivi de VRAI:

=$C2=TRUE

Ensuite, cliquez sur « Format » et choisissez le formatage que vous souhaitez appliquer lorsque la règle est remplie. Dans mon cas, je souhaite que toute la ligne devienne verte, mais vous pouvez également appliquer une autre mise en forme via l'onglet Police, comme transformer la police en rouge ou utiliser un effet barré.

Enfin, cliquez deux fois sur « OK » pour fermer les deux boîtes de dialogue et cochez l'une des cases pour voir votre nouvelle règle en action.

Avantages et inconvénients de l'utilisation de la mise en forme conditionnelle pour formater des lignes entières dans des plages régulières

L'un des avantages du formatage d'une ligne entière est que si vous ajoutez plus de données à droite, les règles que vous avez définies s'appliquent déjà à ces colonnes supplémentaires, vous n'avez donc pas de travail supplémentaire à effectuer.

Cependant, cette approche présente également deux inconvénients importants. Premièrement, le formatage de lignes entières peut nuire considérablement aux performances d'Excel. Cela est particulièrement vrai lorsque vous appliquez un formatage via un formatage conditionnel, car il est constamment réévalué chaque fois que les données sont modifiées. Pour résoudre ce problème, plutôt que de sélectionner des lignes entières, appliquez la règle de mise en forme conditionnelle uniquement à la largeur de la plage.

Le deuxième inconvénient devient évident lorsque vous remplissez les lignes directement sous la plage. Lorsque vous faites cela, Excel génère des règles de mise en forme conditionnelle inexactes car il a du mal à prendre en compte les changements de taille de vos données.

Pour résoudre ce problème, sélectionnez n'importe quelle cellule contenant la règle correcte que vous avez configurée précédemment, cliquez sur Mise en forme conditionnelle > Gérer les règles dans l'onglet Accueil et développez la référence de cellule dans le champ S'applique à d'une ligne. Par exemple, si la règle s'applique actuellement aux lignes 2 à 11, remplacez « 11 » par 12puis cliquez sur « OK ».

Cet ajustement de la règle récupère désormais la ligne de données supplémentaire et la formate en conséquence.

Formatage de lignes entières dans des tableaux Excel lorsqu'une case est cochée

Si, comme moi, vous préférez présenter vos données dans des tableaux Excel plutôt que d'utiliser des plages non formatées, vous pouvez formater une ligne entière du tableau lorsqu'une case est cochée.

Si vous suivez l'exemple de fichier, dirigez-vous vers l'onglet nommé « Tableaux formatés » pour ce deuxième exercice.

Après avoir ajouté les cases à cocher via l'onglet Insertion du ruban, sélectionnez le tableau entier (en commençant dans la cellule A2 et en terminant dans la cellule C11) et dans l'onglet Accueil du ruban, cliquez sur Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle.

Pour formater une plage sous forme de tableau, sélectionnez les cellules appropriées, appuyez sur Ctrl+T, cochez « Mon tableau a des en-têtes » et cliquez sur « OK ».

Maintenant, cliquez sur « Utiliser une formule pour déterminer les cellules à formater » et commencez la formule dans le champ de texte par un signe égal.

Puisque la cellule A2 est la cellule active dans la sélection, vous devez générer une formule qui s'applique à la ligne 2. Sélectionnez donc la cellule de la ligne 2 qui contient la case à cocher (dans ce cas, la cellule C2) pour ajouter une référence à la formule.

La référence de cellule est actuellement absolue, ce qui signifie que toutes les cellules du tableau seront formatées lorsque la case de la cellule C2 sera cochée. Pour résoudre ce problème, appuyez deux fois sur F4, en le transformant en une référence mixte où la colonne est fixe et la ligne est relative.

Maintenant, complétez la formule en tapant un autre signe égal, suivi de VRAIpour indiquer à Excel que vous souhaitez uniquement formater les lignes dont la cellule correspondante de la colonne C contient VRAI (une case à cocher).

Enfin, cliquez sur « Format » pour appliquer la mise en forme appropriée, puis cliquez deux fois sur « OK » pour fermer les boîtes de dialogue et voir la règle fonctionner dans votre ensemble de données.

Avantages et inconvénients de l'utilisation de la mise en forme conditionnelle pour formater les lignes d'un tableau

L'un des principaux avantages de l'utilisation des tableaux Excel est que les nouvelles lignes ajoutées au bas de l'ensemble de données existant adoptent les règles et formules appliquées aux lignes ci-dessus. En conséquence, vous pouvez facilement étendre vos données vers le bas sans vous soucier de modifier la règle de mise en forme conditionnelle que vous venez de créer.

Un autre avantage du formatage d'une ligne de tableau plutôt que de la ligne entière de la feuille de calcul est que vous ne demandez pas à Excel de travailler aussi dur. Dans l'exemple ci-dessus, cocher une case applique uniquement le formatage à trois cellules, plutôt qu'aux plus de 16 000 cellules qui constituent la largeur d'une feuille de calcul Excel.

Cela dit, l'inconvénient de l'utilisation de la mise en forme conditionnelle pour formater les lignes d'un tableau est que la règle ne s'applique pas aux nouvelles colonnes ajoutées à droite.

Pour résoudre ce problème, sélectionnez n'importe quelle cellule contenant la règle que vous avez configurée précédemment, cliquez sur Mise en forme conditionnelle > Gérer les règles dans l'onglet Accueil et développez la référence de cellule dans le champ S'applique à d'une colonne. Par exemple, si la règle s'applique actuellement aux colonnes A à C, remplacez « C » par Dpuis cliquez sur « OK ».

Désormais, la nouvelle colonne adopte la mise en forme conditionnelle de ligne entière.

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Les cases à cocher dans Excel sont comme de la poussière d'or si vous êtes un chef de projet travaillant dans Excel, car il s'agit d'un outil polyvalent que vous pouvez utiliser pour suivre la progression des tâches. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction IF pour générer une valeur de texte en fonction de l'état d'une case à cocher, ou la fonction COUNTIF pour calculer le pourcentage de cases à cocher cochées.