Comment empêcher Microsoft Outlook d’enregistrer les e-mails envoyés

Effacer votre dossier Éléments envoyés dans Microsoft Outlook signifie normalement soit supprimer tous les e-mails, soit les déplacer dans une archive. Quel que soit votre choix, voici comment automatiser le processus en ne sauvegardant pas les e-mails envoyés ou en les enregistrant dans un dossier différent à la place.

Lorsque vous envoyez un e-mail, Outlook envoie l’e-mail d’origine au destinataire et stocke une copie de cet e-mail dans le dossier Éléments envoyés. Ce comportement par défaut est parfaitement logique et ne changera probablement jamais, mais cela ne signifie pas que vous êtes coincé avec lui.

Outlook vous permet de désactiver cette option afin qu’il ne stocke pas une copie de vos e-mails envoyés dans le dossier Éléments envoyés. Si vous supprimez normalement tout dans vos éléments envoyés, c’est tout ce dont vous avez besoin.

Pour déplacer automatiquement des éléments dans un dossier autre que les éléments envoyés, vous arrêtez Outlook de stocker une copie dans vos éléments envoyés et créez une règle qui envoie une copie de tous les e-mails que vous envoyez dans le dossier de votre choix à la place.

Nous souhaitons le faire par défaut pour tous les e-mails, mais vous pouvez le faire de manière ponctuelle pour un e-mail individuel. Dans votre application Outlook, ouvrez l’onglet «Options» et cliquez sur «Enregistrer l’élément envoyé dans», ce qui vous donnera la possibilité de spécifier un dossier particulier ou de ne pas enregistrer le courrier électronique envoyé du tout.

Mais nous ne pouvons pas penser à de nombreuses situations où vous voudriez faire cela. Et si vous le faisiez, il serait plus facile de simplement supprimer ou déplacer l’e-mail des éléments envoyés à la place. Cependant, si vous souhaitez le faire automatiquement pour tous les e-mails, voici comment procéder.

Comment arrêter d’enregistrer les e-mails envoyés

Pour empêcher Microsoft Outlook d’enregistrer une copie de vos e-mails envoyés, ouvrez Fichier> Options.

Dans l’onglet «Mail», faites défiler jusqu’à la section «Enregistrer les messages» et décochez «Enregistrer des copies des messages dans le dossier Éléments envoyés».

Cliquez maintenant sur «OK» en bas à droite de la fenêtre «Options».

Si vous souhaitez simplement qu’Outlook arrête d’enregistrer les e-mails envoyés, c’est tout ce que vous devez faire.

Si vous souhaitez que le client de messagerie enregistre vos e-mails envoyés dans un autre dossier, vous devez créer une règle pour lui indiquer de le faire.

Comment enregistrer les e-mails envoyés dans un autre dossier

Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Accueil> Règles> Gérer les règles et les alertes.

Sélectionnez maintenant le bouton «Nouvelle règle».

Dans la fenêtre de l’assistant de règles qui s’ouvre, cliquez sur «Appliquer la règle aux messages que j’envoie», puis sélectionnez le bouton «Suivant».

Le panneau suivant est « Quelle (s) condition (s) souhaitez-vous vérifier? » Comme nous voulons que cette règle s’applique à tous les e-mails envoyés, ne vérifiez aucune condition, cliquez simplement sur « Suivant ». Un dialogue apparaîtra vous demandant de confirmer que cette règle affectera tous les e-mails que vous envoyez. Cliquez sur «Oui».

Choisissez l’option «déplacer une copie vers le dossier spécifié» et sélectionnez le texte souligné pour choisir le dossier.

Dans la liste des dossiers qui s’affiche, choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer vos e-mails envoyés, puis cliquez sur «OK».

Sélectionnez maintenant le bouton «Suivant».

Cliquez à nouveau sur « Suivant », attribuez un nom à votre règle sur l’écran final, puis sélectionnez « Terminer ».

À partir de maintenant, tous les e-mails que vous envoyez seront enregistrés dans le dossier que vous avez choisi au lieu des éléments envoyés.

Cette règle ne fonctionnera que lorsque vous envoyez des e-mails via le client de bureau Microsoft Outlook. Lorsque vous envoyez des e-mails via l’application Web Outlook, ils continuent à être enregistrés dans le dossier Éléments envoyés. Il n’existe pas de méthode équivalente pour créer une règle pour les messages envoyés dans l’application Web Outlook.