Comment créer une vue temporaire lors de la collaboration dans Excel

Avez-vous déjà analysé des données dans une feuille de calcul partagée pendant qu’une autre personne trie ou filtre en même temps ? Avec une vue personnalisée et temporaire dans Microsoft Excel, vous pouvez arrêter la folie pendant la collaboration.

Bien que la collaboration en temps réel dans Microsoft Office soit pratique et souvent nécessaire, elle peut également être perturbante. C’est gênant lorsque la feuille change soudainement lorsque vous vous concentrez sur les données. Mais en créant une vue temporaire, vous pouvez garder les yeux sur ce sur quoi vous devez vous concentrer pendant que les autres continuent leur propre travail. Et le meilleur de tous, vous pouvez enregistrer cette vue et la réutiliser.

Disponibilité des fonctionnalités et principes de base

Microsoft appelle cette fonctionnalité Excel Vues de feuille. Voici un aperçu de sa disponibilité et de son fonctionnement :

• La fonctionnalité est disponible dans Microsoft Excel 365 pour Windows et Mac, avec Excel pour le web.
• Dans l’application de bureau Excel, vous devez stocker le fichier dans OneDrive, OneDrive Entreprise ou SharePoint. La fonctionnalité sera grisée dans le cas contraire.
• Les modifications que vous apportez au niveau de la cellule seront enregistrées quelle que soit la vue que vous utilisez.
• La vue Feuille n’est disponible que pour la feuille de calcul active.

Comment créer une vue de feuille temporaire

Maintenant que vous connaissez les bases des vues de feuille dans Microsoft Excel, il est temps de mettre cette fonctionnalité en œuvre. Ouvrez votre classeur Excel et sélectionnez une feuille pour créer la vue.

Dirigez-vous vers l’onglet Affichage dans la barre de ruban. Vous verrez une section Vue de feuille à l’extrême gauche de la ligne. Cliquez sur « Nouveau ».

Vous remarquerez immédiatement une différence dans l’apparence de votre feuille :

• Les en-têtes de colonne et de ligne auront changé en un fond noir.
• La vue temporaire sera affichée dans la liste déroulante Vue de la feuille dans le ruban.
• Une icône en forme d’œil apparaîtra à côté du nom de l’onglet de la feuille. Passez votre curseur sur l’icône pour voir le nom actuel de la vue de feuille.

Une fois que vous êtes dans cette nouvelle vue temporaire, vous pouvez travailler sur votre feuille sans être dérangé par d’autres qui font la même chose. Cela vous permettra de filtrer et de trier comme vous le feriez si vous travailliez seul.

Si une autre personne travaille activement sur la feuille avec des filtres et des tris, il vous sera demandé si vous souhaitez voir son travail ou simplement le vôtre.

Enregistrez votre vue temporaire

Une fonctionnalité intéressante d’une vue de feuille est que vous pouvez l’enregistrer, et vous pouvez en enregistrer plus d’une par feuille. Vous pouvez le faire en cliquant sur « Conserver » dans la section Affichage de la feuille du ruban. Cela enregistre la vue avec un nom par défaut tel que View1, View2, etc.

Vous pouvez également enregistrer la vue en cliquant dans la liste déroulante Vue de feuille dans le ruban et en lui donnant un nom personnel.

Basculer ou quitter une vue de feuille

Utilisez la liste déroulante Vue de feuille pour passer à une vue différente à tout moment. Pour revenir à la vue par défaut, choisissez cette option dans la liste déroulante. Pour simplement quitter une vue, cliquez sur « Quitter ».

Autres vues dans la feuille

Les vues que vous utilisez et enregistrez ne sont pas privées. Toute personne avec laquelle vous partagez la feuille peut voir et utiliser ces vues. Et ils peuvent créer leurs propres vues. Chacun apparaît dans la liste déroulante Vue de feuille.

Ceci est à la fois bon et mauvais. C’est bien car chacun peut profiter des vues que les autres ont sauvegardées. Mais c’est mauvais parce que n’importe qui peut changer d’avis, volontairement ou non. Gardez cela à l’esprit.

Gérer les vues de feuille

Si vous souhaitez renommer, dupliquer ou supprimer une vue de feuille, cliquez sur « Options » dans la section Vue de feuille du ruban.

Vous pouvez gérer les vues enregistrées par tous les utilisateurs en un seul endroit.

Lorsque vous êtes en train d’analyser des données, d’utiliser des filtres et des options de tri, une vue de feuille temporaire dans Excel peut vous éviter de retravailler pendant que d’autres utilisent le classeur simultanément. Si vous êtes intéressé par des vues qui peuvent enregistrer vos paramètres de classeur à la place, découvrez comment utiliser des vues personnalisées dans Excel.