Comment créer une liste déroulante dépendante dans Google Sheets

En utilisant une liste déroulante, vous pouvez rendre la saisie de données plus efficace et sans erreur. Vous pouvez également créer une liste déroulante dépendante dans Google Sheets afin que le premier choix de liste détermine les options de la seconde.

Les listes déroulantes dépendantes sont utiles dans de nombreuses situations. Vous pouvez répertorier des produits avec des attributs spécifiques, des marques de voitures avec des modèles particuliers ou des sites Web avec certaines sections. En créant une liste déroulante où le choix contrôle ce qui apparaît dans la deuxième liste déroulante, vous pouvez accélérer la saisie des données.

Voyons comment créer une liste déroulante dépendante dans Google Sheets.

Configurer les éléments de la liste

Pour commencer, entrez les en-têtes de liste et les éléments de chaque liste sur une feuille. Vous pouvez le faire dans la même feuille où vous prévoyez d’insérer les listes déroulantes ou une autre si vous souhaitez que les éléments ne soient pas visibles.

Pour ce tutoriel, nous avons des entrées et des desserts pour notre événement. Si vous choisissez Entrée dans la liste déroulante, vous verrez vos choix dans la deuxième liste. Si vous choisissez Dessert dans la liste déroulante, vous verrez ces choix à la place.

Afin de montrer toutes les étapes impliquées, nous garderons tout dans la même feuille de calcul.

Vous pouvez également étiqueter ou décider où vous prévoyez d’insérer les listes déroulantes. Ici, nous allons les ajouter aux cellules A2 et B2 sous les en-têtes.

Nommez les plages

Ensuite, vous nommerez les plages qui contiennent les éléments de la liste. Ceci est nécessaire pour la liste déroulante dépendante comme vous le verrez plus tard.

Sélectionnez la première liste d’éléments sans en-tête, accédez à Données dans le menu et choisissez « Plages nommées ».

Entrez le nom de la plage qui doit être le même que le premier élément de la liste pour la première liste déroulante. Dans notre cas, nous entrons « Entrée ». Ensuite, cliquez sur « Terminé ».

Gardez la barre latérale ouverte, sélectionnez le deuxième ensemble d’éléments de liste et cliquez sur « Ajouter une plage ».

Entrez le nom du deuxième ensemble d’éléments et ici, ce serait le deuxième élément de liste que vous pouvez choisir dans la liste déroulante. Pour notre exemple, nous saisissons « Dessert » et cliquons sur « Terminé ».

Une fois que vous avez vos plages nommées, vous pouvez fermer le panneau latéral et créer la première liste déroulante.

Créer la première liste déroulante

Sélectionnez la cellule où vous voulez la première liste déroulante. Pour notre exemple, il s’agit de la cellule A2 où vous choisissez Entrée ou Dessert. Ensuite, allez dans Données > Validation des données dans le menu.

Dans la boîte qui apparaît, passez à Critères. Sélectionnez « Liste à partir d’une plage » dans la liste déroulante, puis entrez la plage de cellules contenant les en-têtes de liste. Pour notre exemple, il s’agit de D3:E3 contenant « Entrée » et « Dessert ».

Cochez la case Afficher la liste déroulante dans la cellule. Choisissez ce qu’il faut afficher pour les données non valides, incluez éventuellement Afficher le texte d’aide à la validation, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Vous devriez alors voir votre première liste déroulante dans la cellule que vous avez sélectionnée.

Insérer la fonction

Avant de créer la liste déroulante dépendante, vous devez insérer la fonction INDIRECT. Les résultats sont ce que vous utiliserez comme plage de cellules pour cette deuxième liste. Utilisez l’emplacement de la cellule pour votre première liste déroulante.

Accédez à une cellule vide de la feuille et saisissez ce qui suit en remplaçant la référence de cellule par la vôtre :

=INDIRECT(A2)

Lorsque vous choisissez un élément dans la liste déroulante, vous verrez la fonction INDIRECT afficher les éléments de la liste. Ainsi, lorsque nous sélectionnons « Entrée », ces éléments de liste apparaissent et la même chose se produit lorsque nous sélectionnons « Dessert ».

Noter: Lorsque rien n’est sélectionné, vous verrez une erreur pour la formule. Choisissez simplement un élément de la liste pour voir la fonction Google Sheets faire son travail.

Créer la liste déroulante dépendante

Il est maintenant temps de créer la liste déroulante dépendante. Accédez à la cellule où vous voulez la liste et cliquez sur Données > Validation des données dans le menu comme vous l’avez fait pour créer la première liste.

Dans la boîte qui apparaît, passez à Critères. Sélectionnez « Liste à partir d’une plage » dans la liste déroulante, puis entrez la plage de cellules contenant les éléments de la liste qui s’affichent à partir de la fonction INDIRECT.

Cochez la case Afficher la liste déroulante dans la cellule, complétez les paramètres de données et d’apparence non valides selon vos préférences, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Vous pouvez alors tester vos listes ! Sélectionnez le premier élément de la liste dans la première liste et vous devriez voir les éléments corrects apparaître comme choix dans la deuxième liste.

Pour confirmer que tout fonctionne, sélectionnez votre prochain élément de liste et confirmez les choix dans la liste déroulante dépendante.

Vous pouvez avoir beaucoup plus d’éléments de liste que notre exemple, donc lorsque vous êtes convaincu que les listes fonctionnent correctement, mettez-les au travail !