Ces 5 fonctionnalités Excel peu connues me font gagner des heures chaque semaine

Le secret pour maîtriser Excel ne consiste pas à connaître les formules les plus complexes, mais à choisir l'outil le plus rapide et le plus efficace pour chaque tâche. Voici cinq fonctionnalités que j'utilise quotidiennement pour réduire le travail fastidieux sur les feuilles de calcul, garder mes données propres et, surtout, gagner du temps.

Aller à spécial : localisez instantanément les cellules spécifiques au contenu

Avant d'utiliser cette fonctionnalité, je perdais des heures à rechercher manuellement de grands ensembles de données pour des cellules spécifiques en fonction de leur contenu, comme des blancs, des formules ou des formats conditionnels. Go To Special élimine cette recherche manuelle, me permettant de trouver et de sélectionner des cellules instantanément. Cela signifie que je peux effectuer des suppressions, des mises à jour et des vérifications en quelques secondes.

Pour utiliser cette fonctionnalité, sélectionnez d’abord la plage dans laquelle vous souhaitez rechercher ou sélectionnez n’importe quelle cellule pour rechercher dans toute la feuille de calcul. La méthode la plus rapide consiste à appuyer sur F5 (ou Ctrl+G) pour ouvrir la boîte de dialogue Aller à, puis à appuyer sur Alt+S pour lancer Go To Special. Vous pouvez également utiliser le ruban : dans l'onglet Accueil, cliquez sur « Rechercher et sélectionner », puis cliquez sur « Aller au spécial ».

Voici à quoi ressemble la boîte de dialogue Aller à spécial :

Voici les options que j’utilise le plus pour gagner des heures chaque semaine :

Formatage des nombres personnalisé : améliorez les données sans perturber les valeurs

La bataille entre la présentation et le calcul est une perte de temps énorme, principalement parce que l'ajout manuel de texte aux nombres peut casser les formules et conduire à des erreurs. Le formatage des nombres personnalisé est mon moyen d'éviter cela. Il sépare l'affichage du nombre de sa véritable valeur sous-jacente, ce qui signifie que mes données restent numériques tout en apparaissant exactement comme je le souhaite.

Pour utiliser un formatage numérique personnalisé, sélectionnez les cellules que vous souhaitez formater et appuyez sur Ctrl+1 pour lancer la boîte de dialogue Format numérique. Vous pouvez également cliquer sur le bouton de lancement de la boîte de dialogue dans le coin inférieur droit du groupe Numéro dans l'onglet Accueil.

Ensuite, ouvrez l'onglet « Numéro » et sélectionnez « Personnalisé » dans la liste Catégorie. Le code va dans la zone Type.

La clé du formatage personnalisé des nombres est de comprendre que le code est divisé en quatre sections, séparées par des points-virgules (;) :

POSITIVE;NEGATIVE;ZERO;TEXT

Le premier argument dicte le formatage des nombres positifs, le deuxième, le formatage des nombres négatifs, le troisième, le formatage des nombres neutres et le quatrième, le formatage du texte.

Par exemple, en tapant :

#.00;(#.00);-;"TXT"

signifie que les nombres positifs s'affichent avec deux décimales, les nombres négatifs s'affichent entre parenthèses, les zéros sous forme de tiret et tout le texte sous forme de « TXT ». N'oubliez pas : changer la façon dont les valeurs apparaître ne change pas leur véritable valeur sous-jacente.

Si vous omettez des arguments en ajoutant un point-virgule mais en ne saisissant aucun code, les cellules concernées de votre feuille de calcul apparaissent vides.

Voici trois façons dont j'utilise le formatage des nombres personnalisé pour gagner du temps dans la création de rapports et améliorer la clarté visuelle :

Le texte contenu dans votre code personnalisé (comme « cm ») doit toujours être placé entre guillemets (« … »).

Regroupement de tableau croisé dynamique : catégoriser les données

Il existe souvent plusieurs façons d’effectuer la même tâche dans Excel, mais la clé est de trouver la plus rapide. Par exemple, je sais que je peux utiliser des fonctions telles que TEXT, IF ou XLOOKUP pour convertir des données en catégories telles que des mois, des trimestres, des tranches d'âge ou des plages de chiffres. Cependant, l'outil de regroupement de tableau croisé dynamique constitue un moyen beaucoup plus efficace d'effectuer cette tâche sans avoir besoin de formules.

Une fois que vous avez créé votre tableau croisé dynamique, cliquez avec le bouton droit sur une cellule contenant la valeur que vous souhaitez regrouper, puis cliquez sur « Grouper ».

Excel ajuste la boîte de dialogue Regroupement en fonction du type de données du champ :

Voici à quoi ressemble mon tableau croisé dynamique après avoir regroupé les personnes par âge.

Cliquez avec le bouton droit sur la poignée de remplissage en faisant glisser : générer des séquences personnalisées

Alors que le clic gauche standard de la poignée de remplissage est bien connu pour étendre des séquences simples, le clic droit de la poignée de remplissage me permet de créer des modèles de données personnalisables. Cette fonctionnalité constitue le moyen le plus rapide de remplir des séries de dates et des modèles numériques sans utiliser de formules.

Le processus est simple et ne nécessite qu'une valeur de départ. Saisissez le premier élément de votre série, comme une date ou un numéro de début. Ensuite, sélectionnez la cellule et, à l'aide du bouton droit de la souris, cliquez et faites glisser la poignée de remplissage vers le bas de la plage que vous souhaitez remplir.

Lorsque vous relâchez votre souris, un menu contextuel apparaît. Là, choisissez le motif dont vous avez besoin.

Voici quelques-uns de mes modèles préférés :

Listes personnalisées : automatisez la saisie de texte répétitive

Plutôt que de perdre du temps à saisir manuellement la même séquence de texte (comme les catégories pour mon budget personnel ou les membres de ma famille pour ma liste de cartes de Noël) dans une feuille de calcul Excel, je crée des listes personnalisées pour éliminer ce processus répétitif.

Tout d’abord, appuyez sur Alt > F > T pour lancer la fenêtre Options Excel. Ensuite, dans le menu de gauche, cliquez sur « Avancé » et faites défiler jusqu'à la section « Général ». Là, cliquez sur « Modifier les listes personnalisées ».

Maintenant, dans la fenêtre Liste personnalisée, cliquez sur « Nouvelle liste » et dans le champ Entrées de liste, saisissez vos éléments dans l'ordre souhaité, en appuyant sur Entrée après chacun d'eux.

Alternativement, si vous avez déjà saisi votre liste personnalisée dans des cellules, activez le champ « Importer la liste à partir des cellules », sélectionnez les cellules contenant la liste, puis cliquez sur « Importer ».

Une fois votre liste terminée, cliquez sur « Ajouter » pour l'ajouter au champ Listes personnalisées, puis cliquez sur « OK ».

Maintenant, tapez le premier élément de votre séquence dans n’importe quelle cellule, puis cliquez et faites glisser la poignée de recopie pour remplir toute la liste. Si vous faites glisser la poignée de recopie au-delà du nombre de cellules nécessaire pour accueillir la liste, la séquence redémarre.

Vous pouvez utiliser votre liste personnalisée pour trier les données en sélectionnant les données que vous souhaitez trier, en cliquant sur « Trier » dans l'onglet Données et en choisissant votre liste dans le menu déroulant Ordre. Cela vous permet de trier vos données par priorité ou par catégorie non alphabétique.

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Si vous profitez des gains de temps considérables grâce à ces méthodes, ne vous arrêtez pas là : il existe de nombreuses autres façons d'accélérer votre flux de travail Excel, comme apprendre les raccourcis clavier pour exécuter des tâches complexes et naviguer dans l'interface, utiliser la zone de nom pour une navigation rapide et geler les volets pour éviter le défilement excessif.