لماذا وكيف تنفذ متابعة جيدة للفواتير في شركتك؟
وكالة ويب » أخبار رقمية » لماذا وكيف تنفذ متابعة جيدة للفواتير في شركتك؟

لماذا وكيف تنفذ متابعة جيدة للفواتير في شركتك؟

لمراقبة التدفق النقدي لشركتك ، من الضروري مراقبة الفواتير بشكل جيد. هذه إحدى الوظائف الرئيسية للإدارة التجارية لعملك. مع هذا الحل ، ستعرف كيف تذهب الأموال إلى صندوق النقد الخاص بك وكيف يتم إخراجها. فيما يتعلق بتنفيذ هذه الاستراتيجية ، يجب اتباع نهج محدد.

ولكن بشكل ملموس ، ما الذي تتكون منه متابعة الفواتير؟ ما هي فوائد هذه العملية؟ كيف تنشئ متابعة جيدة للفواتير في شركتك؟ ندعوك للعثور على إجابات في هذه المقالة.

ما هو تتبع الفواتير

تتبع الفواتير هي طريقة تُستخدم في الإدارة التجارية للنشاط. يجعل من الممكن متابعة الفواتير التي تصدرها الشركة لعملائها أو مورديها. بفضل هذا النظام ، يمكن للشركة أن تضمن بسهولة احترام المواعيد النهائية للدفع ومتابعة التحصيل.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يتيح لك تتبع الفواتير معرفة متى تم إنشاء الفاتورة ومن قام بها. يتيح هذا المستند أيضًا إمكانية دمج الحالات المختلفة للفاتورة. بهذا المعنى ، يمكن أن تكون الفاتورة:

  • موقوف عن العمل؛
  • ليتم إعادة تدويرها ؛
  • مفوض
  • تمت الخدمة ، إلخ.

تعد مراقبة الفواتير ضرورية لأي صاحب عمل يريد الإشراف على إدارة نشاطه. في هذا الصدد ، فإن استخدام حل مثل Upflow يمكن أن تجعل عملك أسهل.

لماذا متابعة الفواتير جيدة؟

يمكن أن يجلب تتبع الفواتير الكثير من الفوائد لعملك. وهذا يساعد في ضمان حسن سيرها وتنظيم التدفق النقدي الخاص بك.

الحد من مخاطر عدم الدفع من خلال متابعة الفواتير

تسمح لك مراقبة الفواتير بالحد من مخاطر عدم الدفع. في الواقع ، يمكن أن يؤدي سوء إدارة التدفق النقدي الخاص بك إلى إفلاس عملك. لتجنب ذلك ، فإن أفضل حل هو تنفيذ متابعة جيدة للفواتير. سيسمح لك ذلك بمعرفة الفواتير المتأخرة وأيها يجب إعادة إصدارها.

يعمل تتبع الفواتير على تحسين تتبع العملاء

من خلال متابعة الفواتير جيدة التنفيذ ، يمكنك تحسين متابعة العملاء بطرق مختلفة. أولاً ، سوف تكون قادرًا على تحسين piloمرحلة نشاطك. سيسمح لك ذلك بتحرير النقود قليلاً. بالإضافة إلى ذلك ، سوف تكون قادرًا على معرفة الموارد المختلفة للعملاء بشكل عام.

ستعمل هذه المعلومات على تحسين طريقتك في الاستجابة لهذه النداءات لإرضاء الأخير. وتجدر الإشارة أيضًا إلى أن متابعة الفواتير تمنحك إمكانية معرفة أداء بعض عملائك.

كيف يتم تنفيذ متابعة الفواتير؟

يجب عليك اتباع عمليتين لتحقيق متابعة جيدة للفواتير. الأول هو اتخاذ عدد من الخطوات التي ستتيح لك تنظيم هذا المستند بشكل أفضل. وبالتالي ، يجب عليك أولاً كتابة الشروط العامة للبيع. يتيح ذلك للعملاء الحصول على فكرة عن شروط بيع عملك. الخطوة الثانية هي إعداد أداة تتبع بسيطة وفعالة.

يجب أن تكون هذه الأداة أو كل هذه الأدوات قابلة للاستخدام من قبل مختلف أعضاء إدارتك. يمكن أن يكون البرنامج المذكور أعلاه مفيدًا جدًا. في هذه المرحلة تم تصميم الوثيقة حقًا. الخطوة الثالثة والأخيرة تكمل العملية الأولى. يتكون هذا من فحص الحسابات بانتظام ووثيقة المراقبة. بهذه الطريقة ، يمكنك إجراء التحديثات اللازمة.

العملية الثانية لإعداد متابعة جيدة للفواتير هي إنشاء جدول Excel. هذه الآن واحدة من أفضل الطرق لإنتاج وثيقة متابعة. يمكن أن يكون لديك نماذج مختلفة على الإنترنت.

ومع ذلك ، يجب أن تضع في اعتبارك أن الجدول الخاص بك يجب أن يحتوي على معلومات مهمة للغاية. وبالتالي ، يجب أن نجد رقم الفاتورة هناك. بعد ذلك ، يجب تحديد تاريخ الفاتورة وكذلك اسم العميل بوضوح في المستند. يجب عليك أيضًا تحديد مبلغ الفاتورة ويوم الدفع وحالة الدفع.

كل هذه المعلومات يجب أن تكون هناك بالترتيب. اعتمادًا على نشاط شركتك ، يمكنك أيضًا إضافة ميزة أو جزء خدمة إلى متابعة الفواتير.

★ ★ ★ ★ ★