كيف تدير صندوق البريد الخاص بك بشكل أفضل على أساس يومي؟
وكالة ويب » أخبار رقمية » كيف تدير صندوق البريد الخاص بك بشكل أفضل على أساس يومي؟

كيف تدير صندوق البريد الخاص بك بشكل أفضل على أساس يومي؟

اليوم ، أصبح صندوق البريد أداة أساسية في حياتنا اليومية والمهنية. ومع ذلك ، قد يكون من الصعب أحيانًا التنقل عبر مجموعة رسائل البريد الإلكتروني التي يتم تلقيها كل يوم.

تقدم هذه المقالة بعض النصائح لتحسين إدارة صندوق البريد الخاص بك والبقاء منظمًا.

تنظيم البريد الوارد الخاص بك

يتيح لك تنظيم صندوق البريد الخاص بك أن تكون أكثر كفاءة على أساس يومي في نشاطك المهني. إذا كنت مهتمًا بالنصائح والنصائح لتكون أكثر إنتاجية ، فلا تتردد في زيارة الموقع latribudesexperts.fr.

للبدء ، تتمثل الخطوة الأولى في تنظيم صندوق الوارد الخاص بك عن طريق إنشاء مجلدات موضوعية ومجلدات فرعية. سيسمح هذا بتصنيف رسائل البريد الإلكتروني بسرعة والعثور عليها بسهولة إذا لزم الأمر.

يمكنك أيضًا استخدام التصنيفات أو العلامات لتمييز الرسائل المهمة أو ذات الأولوية.

لتنظيم بريدك الإلكتروني:

  • إنشاء مجلدات: على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء مجلدات لرسائل البريد الإلكتروني والفواتير الشخصية والمهنية الخاصة بك ، newsletters ، إلخ للمضي قدمًا ، قم بإنشاء مجلدات فرعية داخل هذه المجلدات الرئيسية.
  • استخدام الملصقات: بعض عروض المراسلة لتعيين ألوان للرسائل لتسهيل التعرف عليها. اغتنم الفرصة لربط لون بكل نوع من أنواع الرسائل (عاجلة ، مهمة ، لقراءتها لاحقًا ، إلخ).
  • تكوين القواعد التلقائية: تسمح لك معظم صناديق البريد بتكوين القواعد لتصفية الرسائل الواردة تلقائيًا. على سبيل المثال ، يمكنك إرسال جميع رسائل البريد الإلكتروني من عنوان معين إلى مجلد مخصص.

فرز رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بانتظام

إدارة صندوق البريد الخاص بك بشكل جيد عن طريق الفرز أيضًا. في الواقع ، من المستحسن أن تأخذ الوقت الكافي لفرز البريد الوارد الخاص بك بانتظام لمنعه من أن يصبح غير قابل للإدارة.

حدد أوقاتًا محددة خلال اليوم أو الأسبوع لفحص ومعالجة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، اعتمادًا على نشاطك واحتياجاتك.

فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في فرز رسائلك بشكل فعال:

  • قراءة كل رسالة بسرعة: خذ بضع ثوان لتحديد موضوع الرسالة وتحديد ما إذا كانت تستحق القراءة على الفور أو لاحقًا أو الحذف مباشرة.
  • الرد على الرسائل المهمة: إذا تطلب البريد الإلكتروني ردًا سريعًا منك ، فتعامل معه في أسرع وقت ممكن لتجنب نسيانه.
  • أرشفة أو ملف الرسائل المكتملة: بمجرد قراءة رسالة و / أو الرد عليها ، فكر في نقلها إلى المجلد المناسب أو أرشفتها لتحرير مساحة في علبة الوارد الخاصة بك.
  • حذف الرسائل غير الضرورية: لا تتردد في حذف رسائل البريد الإلكتروني غير المهمة ، مثل البريد العشوائي أو الإعلانات. يمكنك أيضًا تكوين عامل تصفية البريد العشوائي للحد من وصولهم.

إدارة الاشتراكات الخاصة بك والمراسلات المجمعة

ال newsletterيمكن أن تغزو s والرسائل التلقائية الأخرى صندوق الوارد لدينا بسرعة إذا لم نكن حذرين.

فيما يلي بعض النصائح لإدارة هذه الأنواع من رسائل البريد الإلكتروني بشكل أفضل:

  • إلغاء الاشتراك بذكاء: إذا لم تقرأ رسائل البريد الإلكتروني من شخص معين newsletter، خذ الوقت الكافي لإلغاء الاشتراك لمنعهم من الاستمرار في ازدحام صندوق البريد الخاص بك.
  • إنشاء قواعد محددة: يمكنك تكوين القواعد لإرسال ملف newsletters في مجلد مخصص أو ضع علامة عليها كمقروءة.
  • استخدام عنوان بريد إلكتروني ثانوي: لمنع اشتراكاتك من تلويث صندوق البريد الرئيسي الخاص بك ، قم بإنشاء عنوان بريد إلكتروني مخصص للاشتراكات في newsletters أو المنتديات أو الخدمات الأخرى عبر الإنترنت.

استفد بشكل كامل من الميزات التي يوفرها نظام المراسلة الخاص بك

أخيرًا فيما يتعلق بإدارة صندوق البريد ، يجب أن تعرف الميزات التي يوفرها صندوق البريد الخاص بك واستخدامها بحكمة لتحسين إدارة بريدك الإلكتروني.

هذه بعض الأمثلة :

  • استخدام اختصارات لوحة المفاتيح: توفر معظم الرسائل اختصارات لتنفيذ إجراءات معينة بسرعة (أرشفة ، وحذف ، والرد ، وما إلى ذلك). تعلمهم واستخدمهم لتوفير الوقت كل يوم.
  • تكوين الردود التلقائية: إذا كنت غائبًا أو غير متاح ، فقم بتهيئة رد تلقائي لإبلاغ مراسليك بموقفك ومنحهم تاريخ عودة.
  • تكوين التوقيعات: قم بإنشاء توقيع مخصص واحد أو أكثر لإضافة معلومات الاتصال الخاصة بك تلقائيًا إلى أسفل رسائلك الإلكترونية.

بعض اختصارات لوحة المفاتيح المفيدة لـ Gmail

قبل أن تبدأ ، تأكد من تمكين اختصارات لوحة المفاتيح في إعدادات Gmail.

للقيام بذلك ، انتقل إلى الإعدادات (رمز الترس)> عرض جميع الإعدادات ، ثم قم بالتمرير لأسفل وصولاً إلى اختصارات لوحة المفاتيح. انقر فوق "تمكين اختصارات لوحة المفاتيح" ثم احفظ التغييرات.

هناك العديد من الاختصارات التي يمكنك تخصيصها (كل الإعدادات> الإعدادات المتقدمة). فيما يلي أهمها:

  • ج: تأليف رسالة جديدة ؛
  • /: ضع المؤشر في شريط البحث ؛
  • ع: الرد على رسالة ؛
  • أ: الرد على الكل في رسالة ؛
  • f: إعادة توجيه بريد إلكتروني ؛
  • هـ: أرشفة البريد المحدد.

من الواضح أن هذه الاختصارات خاصة بـ Gmail ولن تعمل بالضرورة في Outlook أو Thinderbird.

باتباع هذه النصائح وتكييف عادات إدارة البريد الإلكتروني الخاصة بك ، يجب أن تلاحظ بسرعة تحسنًا في تنظيم صندوق البريد الخاص بك وتوفير الوقت في معالجة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

★ ★ ★ ★ ★