À court de temps? Utilisez ces conseils Excel pour accélérer votre travail
Lorsque j'ai travaillé comme processeur de données, mes collègues ont toujours été impressionnés par la rapidité avec laquelle je pouvais faire mon travail Excel. De nombreuses années d'essais et d'erreurs (et parfois de trébucher accidentellement sur des outils que je ne savais pas existants!) M'a conduit à mes méthodes préférées pour accélérer mon flux de travail.
Utilisez la boîte de noms pour la navigation
Alors que Microsoft Word utilise des signets comme waypoints dans un document Word, Excel suit le même principe mais les appelle des «noms», accessibles via la zone de nom dans le coin supérieur à gauche de votre classeur. Chaque cellule a déjà son propre signet – ou un nom – que vous pouvez voir en sélectionnant n'importe quelle cellule et en regardant la zone de nom.
Pour passer à une cellule dans la feuille de calcul active, saisissez la référence de la ligne de colonne, telle que E7, dans la zone de nom et appuyez sur Entrée. Ceci est particulièrement pratique si vous avez une grande feuille de calcul, vous évitant de faire défiler, vers le bas, à gauche et à droite chaque fois que vous souhaitez naviguer vers un emplacement éloigné dans une feuille de calcul.
Si vous avez d'autres onglets actifs dans votre classeur, vous pouvez passer à n'importe quelle cellule dans ces feuilles de calcul en tapant le nom de l'onglet, suivi d'une marque d'exclamation, puis de la référence cellulaire.
Par exemple, taper:
Sheet2!G5
Dans la boîte de nom, m'emmener à la feuille 2, Cell G5.
De plus, alors que les cellules ont déjà leurs propres noms, vous pouvez modifier ce qu'ils ont appelé en sélectionnant la cellule et en tapant un nouveau nom dans la zone de nom. Vous pouvez également le faire pour une gamme de cellules. Par exemple, vous pourriez avoir une plage de données importante dans votre grand classeur que vous devez visualiser souvent. Il lui donne un nom mémorable, il est plus facile de sauter à tout moment.
Dès que vous nommez des données, une flèche déroulante apparaît à côté de la zone de nom. Cliquez sur cette flèche pour voir tous les éléments nommés de votre feuille de calcul, vous évitant de devoir vous en souvenir.
Excel n'aime pas les espaces dans les noms, c'est pourquoi j'ai utilisé un soulignement (_) dans l'exemple ci-dessus. Alternativement, vous pouvez taper le nom sans espace, comme « TotalPrices ».
Enfin, le processus de dénomination des tables Excel formatés est légèrement différente – vous devez utiliser l'outil de dénomination de la table d'Excel à la place. Ne vous inquiétez pas, cependant, c'est tout aussi simple. Sélectionnez n'importe quelle cellule dans l'une de ces tables et tapez le nom dans le champ « Nom de la table » dans le groupe Propriétés de l'onglet de conception de la table.
Bien que le processus diffère légèrement pour nommer une table formatée, les étapes que vous devez prendre pour y accéder sont les mêmes que le saut d'une cellule – tapez simplement le nom de la table dans la zone de nom et appuyez sur Entrée, ou cliquez sur le menu déroulant de la zone de nom pour voir une liste de tous les éléments nommés.
La possibilité de geler les volets dans Excel est l'un des meilleurs outils de sauvetage de tous. Garder des lignes ou des colonnes importantes, comme les titres, visibles pendant que vous faites défiler les grandes feuilles de calcul vous évite d'avoir à faire défiler constamment vers le haut ou à travers pour vous rappeler les données que vous regardez.
En d'autres termes, la congélation des vitesses dans Excel conserve vos données en contexte, vous savez donc toujours exactement ce que les données représentent en un instant.
Pour voir les options de congélation, cliquez sur « Freeze Panes » dans l'onglet Affichage.
Cliquez sur « Freezer Top Row » ou « Freezer First Colonne » pour verrouiller la première ligne ou la colonne. N'oubliez pas que cliquer sur l'une de ces deux commandes désactive l'autre.
D'un autre côté, vous pouvez congeler les premières colonnes ou lignes (si, par exemple, vous avez plus d'une colonne ou d'une ligne d'en-tête) en sélectionnant la première colonne ou la ligne que vous ne souhaitez pas congeler et cliquer sur « Freeze Panes ». Donc, si vous souhaitez congeler les lignes 1 et 2, sélectionnez la ligne 3 et cliquez sur « Freeze Panes ».
Enfin, pour geler les lignes et les colonnes ensemble, cliquez sur la cellule la plus élevée et la plus gauche que vous ne le faites pas Vous voulez congeler et cliquer sur « Greezer Panes ». Dans cet exemple, je souhaite congeler la ligne 1 et la colonne A, donc je vais sélectionner la cellule B2, et cliquer sur « Freeze Panes ».
Pour dégeler toutes les volets congelés dans votre feuille de calcul, cliquez sur Panes de congélation> Pandes de réflexion. Appuyez sur Ctrl + Z (UNDO) n'annulera pas l'action de congélation.
L'outil de prévision des données d'Excel vous permet de prédire les tendances futures en fonction des données historiques en quelques clics, vous évitant d'avoir à faire ces prévisions manuellement.
Dans cet exemple, je suis en train de suivre la croissance de mon arbre d'eucalyptus, et je veux Excel pour prévoir la croissance pour les prochains mois.
Pour ce faire, je sélectionnerai la plage de cellules contenant les dates et les données existantes, et cliquez sur « Fiche de prévision » dans l'onglet Données.
La boîte de dialogue Créer des prévisions de prévisions vous montre une prévision prévisuale. Vous pouvez également modifier la date de fin à l'aide du champ sous le graphique, et cliquer sur « Options » pour affiner comment les prévisions sont générées, par exemple en définissant un intervalle de confiance ou en choisissant s'il faut inclure automatiquement la saisonnalité dans les prévisions.
Après avoir cliqué sur « Créer », Excel ouvre une nouvelle feuille contenant les données prévues dans le formulaire de table et de graphique.
Excel est tristement célèbre pour offrir de nombreux outils que, parfois, trouver les bons peut ralentir votre flux de travail. Si vous constatez que vous utilisez souvent les mêmes boutons et commandes, une façon d'accélérer les choses est de personnaliser la barre d'outils à accès rapide (QAT).
Oui, vous pouvez apprendre et utiliser les raccourcis clavier Excel User Power, mais il y en a tellement pour apprendre que cela pourrait réellement finir par vous perdre du temps.
C'est pourquoi l'adaptation de votre QAT est la voie à suivre. Le QAT est dans le coin supérieur gauche de votre fenêtre Excel. Si tout ce que vous pouvez voir est le logo Excel et le nom de votre classeur, cela signifie que vous n'avez pas le QAT activé.
Pour résoudre ce problème, cliquez sur la flèche vers le bas sur le côté droit d'un onglet ouvert, puis cliquez sur « Afficher la barre d'outils d'accès rapide ».
Le QAT apparaîtra ensuite à côté du logo Excel, avec quelques boutons par défaut, comme Autosave et Enregistrer.
Vous pouvez désormais adapter le QAT pour contenir les commandes que vous utilisez le plus souvent. Par exemple, vous pouvez facilement supprimer un bouton du QAT en cliquant avec le bouton droit sur l'icône pertinente et en cliquant sur « Supprimer de la barre d'outils d'accès rapide ».
De même, cliquez avec le bouton droit sur une icône sur le ruban et sélectionner « Ajouter à la barre d'outils d'accès rapide » est un moyen rapide d'ajouter un bouton à votre QAT. Alternativement, cliquez sur « Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide » Down Flèche, et choisissez l'une des options disponibles dans la liste déroulante, ou cliquez sur « Plus de commandes » pour voir et ajouter d'autres actions.
En plus d'utiliser ces outils pour accélérer votre flux de travail, de faire de petits ajustements à votre classeur Excel – comme comprimer des images, simplifier les formules et limiter les fonctions volatiles – maintiendra votre fichier Excel en douceur et ne le sauvera pas du meulage.
