8 outils de gestion des tâches multiplateforme pour garder vos projets sous contrôle

Lorsque vous avez beaucoup à faire en une journée, cela peut rapidement devenir écrasant. Tout écrire est utile, mais pourquoi utiliser du papier alors que vous pouvez utiliser pleinement un outil de gestion des tâches sur votre téléphone, votre ordinateur ou les deux. Ces outils vous permettent de visualiser tout ce que vous devez faire sur n’importe quel appareil et offrent bien plus de fonctionnalités que votre ordinateur portable. Et avec le nombre de ces outils qui existent aujourd’hui, il y en a certainement qui sont parfaits pour vous.

Que rechercher dans un outil de gestion des tâches

Il y a quelques éléments à considérer lors du choix du bon outil de gestion des tâches pour vous.

• Caractéristiques de base: Alors que chaque application aura sa propre façon de faire les choses, la plupart des applications de gestion des tâches se concentrent sur les listes de tâches sous une forme ou une autre. Des fonctionnalités telles que les sous-tâches (tâches dans les tâches), les dates d’échéance et les rappels élargissent considérablement l’utilité des listes de tâches. Pourtant, certaines applications peuvent offrir d’autres façons d’afficher vos tâches, comme des panneaux avec plusieurs listes ou calendriers.
• Organisation: L’organisation est indispensable dans les applications de gestion des tâches. Il peut s’agir de dossiers, de balises ou même simplement d’un système de recherche approfondie, mais au bout du compte, tout ce qui compte, c’est que vous puissiez trouver rapidement les données dont vous avez besoin.
• Multiplateforme: À quoi sert l’utilisation d’une application de gestion des tâches si tout est verrouillé sur une seule plateforme? Si vous souhaitez basculer entre travailler sur votre téléphone, votre ordinateur portable et votre ordinateur de bureau, l’application que vous utilisez doit le permettre. Et tous ceux de cette liste le font, tous les programmes étant disponibles sur iOS et Android, ainsi que les versions Web pour les utilisateurs de bureau (beaucoup ont également des programmes de bureau appropriés pour Mac et Windows).
• Synchronisation dans le cloud: Une fois que vous avez installé le programme sur plusieurs appareils, vous voulez être sûr que vos données seront automatiquement synchronisées entre tous. Et tous les outils de cette liste font exactement cela.
• Tarification: Toutes les applications de cette liste sont téléchargeables gratuitement, mais la plupart d’entre elles verrouillent certaines fonctionnalités derrière les murs payants. Cela se fait généralement via un abonnement, facturé mensuellement ou annuellement.

Idéal pour la plupart des gens: Microsoft à faire

Microsoft To Do est l’application idéale pour commencer la gestion des tâches, car elle est entièrement gratuite. To Do est le meilleur exemple pour prendre des listes de tâches standard et leur ajouter plus d’utilité avec des sous-tâches (appelées ici «étapes»), des dates d’échéance et des rappels. Vous pouvez organiser les listes en groupes ou utiliser la barre de recherche pour rechercher des tâches spécifiques. Le système de regroupement est particulièrement utile si vous voulez faire des choses comme séparer votre travail et vos listes personnelles dans leurs propres catégories.

To Do offre également des fonctionnalités avec Microsoft Outlook. Vous pouvez facilement ajouter des e-mails reçus en tant que tâches et les intégrer à vos listes.

Microsoft To Do est disponible pour Android et iOS, avec une version Web.

Listes de tâches améliorées: Todoist

Todoist fonctionne à partir d’un système de liste de tâches similaire à Microsoft To Do, sauf qu’il met davantage l’accent sur la sectionnement des listes (ce qui vous permet d’avoir plusieurs listes en une). Vous pouvez rapidement ajouter de nouvelles tâches en appuyant sur un bouton, et Todoist utilise le langage naturel pour remplir certaines des données pour vous. Par exemple, si vous nommez votre tâche quelque chose comme «envoyer un e-mail à la banque chaque deuxième mardi du mois», Todoist définira automatiquement cette tâche pour chaque deuxième mardi dans les paramètres sans que vous ayez à définir vous-même les dates.

Ce n’est là qu’une des fonctionnalités offertes par Todoist pour rationaliser son puissant ensemble d’outils. Vous pouvez également organiser vos tâches avec des dossiers et des étiquettes et définir des niveaux de priorité afin de savoir sur quoi vous concentrer en premier. Todoist propose également des outils de collaboration simples, où vous pouvez attribuer et discuter des tâches avec d’autres membres de l’équipe dans l’application.

Todoist crée des rapports sur vos performances de travail grâce à son système «Karma». Fondamentalement, cela ne fait que suivre le nombre de tâches que vous effectuez et leur durée, ce qui peut être utile pour voir combien de temps certains projets nécessitent.

Todoist est gratuit à utiliser, mais vous serez limité à 80 projets et passerez à côté de certaines fonctionnalités d’organisation comme les étiquettes. Pour une expérience Todoist complète, vous voudrez la version Premium, qui coûte 36 $ par an ou 4 $ par mois. Cela étend la limite du projet à 300 et complète les autres fonctionnalités de Todoist. Il y a aussi le plan d’affaires, qui coûte 60 $ par an ou 6 $ par mois et augmente la limite de votre projet à 500. Il ajoute également des fonctionnalités plus axées sur l’équipe (telles que l’attribution de personnes en tant que rôles d’administrateur).

Vous pouvez télécharger Todoist sur Windows, Mac, iOS et Android, ou y accéder sur le Web.

Organisation simple: TickTick

TickTick est une autre application puissante et ciblée, avec des sous-tâches et des rappels comme Todoist et To do. Mais TickTick gère se différencier grâce à son système d’organisation simple. Vous pouvez toujours créer des sous-tâches, étiqueter des éléments et hiérarchiser les tâches comme dans Todoist, mais l’application utilise un système de dossiers facile à comprendre pour une organisation plus large.

En plus de cela, TickTick propose également d’autres fonctionnalités mineures qui peuvent être utiles. Un exemple est l ‘«Alerte ennuyeuse» – un rappel qui apparaît plusieurs fois pour vous assurer de terminer la tâche.

TickTick est gratuit à utiliser, mais si vous voulez un calendrier intégré avancé, 10 thèmes au choix et des données de rapport avancées (combien de tâches vous accomplissez, etc.), alors vous voudrez TickTick Premium qui coûte 27,99 $ par an ou 2,79 $ par mois.

Vous pouvez télécharger TickTick sur Windows, Mac, iOS et Android, ou l’utiliser sur le Web.

Quelques fonctionnalités intelligentes: n’oubliez pas le lait

N’oubliez pas que le lait existe depuis un certain temps maintenant et qu’il a été l’un des premiers outils de gestion de tâches majeurs. Et grâce aux mises à jour constantes, c’est toujours l’une des meilleures applications de gestion des tâches.

Semblable à Todoist, Remember the Milk vous permet d’utiliser le langage naturel dans les noms de vos tâches, alors vous pouvez simplement taper « Répondre au message de John demain, priorité absolue » avant de vous coucher, et l’application définira une tâche pour le lendemain avec le niveau de priorité le plus élevé. Vous avez les balises et les sous-tâches visibles dans d’autres applications pour l’organisation, mais Remember the Milk propose également un système de recherche avancé qui vous permet de trouver rapidement des tâches en fonction de leurs dates d’échéance, de leur contenu et de leurs sous-tâches.

Une autre fonctionnalité utile Rappelez-vous que le lait bénéficie de «listes intelligentes». Il s’agit de listes générées automatiquement en fonction de certains critères que vous déterminez (comme les tâches marquées comme prioritaires). Ceux-ci vous feront gagner du temps et des tracas.

N’oubliez pas que le lait est gratuit, mais vous manquerez des fonctionnalités telles que les sous-tâches, les widgets et les rappels. Pour l’expérience complète Remember the Milk, vous aurez besoin de Remember the Milk Pro, qui coûte 39,99 $ par an.

Vous pouvez télécharger Remember the Milk sur Windows, Mac, iOS et Android, ou utiliser la version Web.

Gestion par carte: Trello

Si vous avez entendu parler de Trello, c’est probablement en raison de ses fonctionnalités axées sur l’équipe. Trello est un outil collaboratif fantastique pour la gestion de projet, mais ce que vous ignorez peut-être aussi, c’est ses mérites pour les individus.

Trello fonctionne différemment de la plupart des applications de cette liste. Au lieu de se concentrer sur des listes standard, Trello utilise une conception basée sur des cartes pour la gestion des tâches. Vous avez plusieurs listes composées de cartes, mais chaque carte peut avoir des listes de contrôle, des notes ou des pièces jointes. Grâce à cette conception, Trello excelle à vous permettre de plan votre prochain mouvement de manière intuitive. Il y a aussi le Trello Butler, qui est une IA que vous pouvez alimenter en informations pour automatiser certaines tâches.

Trello est gratuit à utiliser, mais vous manquerez certaines fonctionnalités comme certains outils d’automatisation (tels que les actions planifiées) et serez limité à 10 Mo de pièces jointes. Si vous souhaitez augmenter cette limite à 250 Mo et accéder à tous les outils que Trello a à offrir aux particuliers, vous devez passer au plan d’affaires, qui coûte soit 120 $ par an, soit 12,50 $ par mois. Vous pouvez voir une comparaison complète de tous les plans sur le site de Trello.

Vous pouvez télécharger Trello sur Windows, Mac, iOS et Android, ou l’utiliser sur le Web.

Simple: Any.do

Les applications que nous avons mentionnées jusqu’à présent se concentrent sur fonctionnalités. Et, bien que ces applications soient puissantes, elles peuvent être inutilement écrasantes si vos besoins de gestion des tâches sont plus simples. Heureusement, certaines applications visent à simplifier les choses, et Any.do est l’un des meilleurs à cet égard.

L’interface utilisateur de l’application est simple et élégante, avec un système d’organisation simple qui lie tout cela ensemble. Naturellement, vous n’avez pas autant d’options ici que des applications comme Todoist, mais Any.do est encore suffisant pour gérer efficacement vos tâches et projets en toute simplicité. Il présente les bases comme les rappels, les dates d’échéance et les sous-tâches, ainsi que des fonctionnalités de prise de notes et de pièce jointe. Vous pouvez également afficher toutes vos tâches dans une vue de calendrier au lieu de la structure de liste normale.

Any.do est gratuit à utiliser, mais si vous voulez des fonctionnalités supplémentaires comme des thèmes personnalisables et des téléchargements de fichiers illimités, vous voudrez Any.do Premium, qui coûte 5,99 $ par mois ou 36 $ par an.

Vous pouvez télécharger Any.do sur Windows, Mac, iOS et Android, ou utiliser la version Web.

Gratuit et simple: tâches Google

Google Tasks est une autre application qui vise la simplicité. La conception des tâches est aussi simple que son nom – elle se concentre sur les bases (dates d’échéance, sous-tâches et rappels) et pas grand-chose d’autre. Bien sûr, si vous cherchez quelque chose de simple, ce sera parfait pour vous.

Tâches est intégré à Gmail et Google Agenda, donc vous pouvez ajouter des tâches directement à partir de Gmail en réponse aux e-mails, et toutes vos tâches s’afficheront également sur Google Agenda. Les tâches sont également fortement intégrées aux rappels Android par défaut, ce qui signifie que c’est également une option fantastique pour les utilisateurs d’Android.

Et, comme la plupart des applications de Google, les tâches sont entièrement gratuites, sans aucune condition. Vous pouvez télécharger Google Tasks sur iOS et Android, ou simplement utiliser la version Web intégrée à Gmail via la barre latérale. (Malheureusement, aucune autre version de bureau n’existe encor).

Tout-en-un: Notion

Contrairement aux autres applications ici, Notion est une application de productivité générale conçue pour contenir bien plus que de simples tâches. Vous pouvez créer des listes, des notes, des feuilles de calcul, des bases de données et bien plus encore avec son système de modèles approfondi (qui vous permet d’utiliser des modèles créés par Notion et d’autres utilisateurs). Bien sûr, en raison de cette liberté, il peut fonctionner comme un fantastique outil de gestion de réservoir.

Sur une page vierge, vous pouvez ajouter des listes de contrôle, des tableaux et même un modèle basé sur une carte similaire à Trello. Cela signifie que vous pouvez configurer des pages pour qu’elles se comportent de la même manière que les listes de tâches. Pour chaque entrée de la liste, vous pouvez joindre une nouvelle page qui peut stocker des informations supplémentaires ou des sous-tâches. Notion prend même en charge les rappels pour les pages, vous ne manquez donc pas non plus cette fonctionnalité de base.

Grâce à la conception ouverte de Notion, c’est également l’application la plus personnalisable ici. Vous pouvez avoir des cartes, des listes et des notes sur la même page, avec la conception glisser-déposer, ce qui facilite leur repositionnement. Et, si vous voulez voir ce système en action, ne cherchez pas plus loin que la page « Aide et support » de Notion, qui a été entièrement créée dans le système Notion.

Notion est téléchargeable gratuitement et peut être utilisée efficacement gratuitement grâce à la suppression de l’ancienne limite des pages pour les comptes gratuits. Il existe cependant des versions payantes, le plan Notion Personal Pro (4 $ par mois) vous offrant des téléchargements de fichiers illimités et un historique des modifications pour les pages (les autres plans sont destinés aux équipes et n’apporteront pas beaucoup de valeur aux particuliers).

Vous pouvez télécharger Notion sur iOS, Android, Mac et Windows, ou utiliser la version Web.