8 erreurs de Microsoft Outlook et comment les éviter
Notre boîte de réception devient difficile à gérer en raison d'erreurs courantes, telles que l'absence de dossiers, l'absence de configuration de filtres, l'ignorance du dossier spam, etc. Si votre boîte de réception Outlook déborde fréquemment et qu'il devient difficile de gérer les e-mails importants, voici quelques erreurs courantes à éviter.
Sommaire
1 Ne pas utiliser les dossiers et les catégories
L'une des erreurs les plus courantes que commettent de nombreux utilisateurs lorsqu'ils gèrent leurs e-mails est de ne pas utiliser de dossiers et de catégories. Sans une structure appropriée, leur boîte de réception Outlook devient un mélange chaotique d'e-mails non lus, de newsletters et de spams. Le manque d'organisation entrave le suivi des conversations en cours, et nous manquons souvent de temps et négligeons des messages importants.
Pour éviter ces problèmes, configurez un système de dossiers dans Outlook dans lequel chaque e-mail lié à un projet, un client ou une organisation spécifique est placé dans son dossier respectif. Cela permet de garder votre boîte de réception principale propre et organisée. Vous pouvez également utiliser des catégories pour étiqueter les e-mails en fonction de leur type, comme les tâches urgentes, les questions juridiques ou les messages personnels.
Lorsqu'un nouvel e-mail arrive, classez-le par catégorie ou déplacez-le vers le dossier approprié. Cela vous permet de parcourir facilement les e-mails d'une catégorie spécifique et de trouver rapidement ce que vous cherchez.
2 Ne pas configurer correctement les filtres
Une autre erreur à éviter est de ne pas configurer correctement les filtres, voire de ne pas les utiliser du tout. Les filtres vous permettent de trier automatiquement les e-mails entrants en fonction de critères spécifiques, tels que l'expéditeur, l'objet ou les mots-clés. Grâce aux filtres, vous pouvez vous assurer que les e-mails sont dirigés vers leurs dossiers respectifs, ce qui permet de garder votre boîte de réception organisée.
Sans filtres appropriés, les spams, les newsletters, les e-mails professionnels et autres messages atterrissent tous directement dans votre boîte de réception, ce qui fait que les e-mails essentiels se retrouvent noyés sous une montagne d'e-mails moins pertinents. Il est donc plus difficile de trouver les e-mails dont vous avez besoin. Pour éviter cela, analysez les types d'e-mails que vous recevez et planifiez comment les filtrer efficacement.
Si vous avez déjà configuré des dossiers, vous pouvez configurer des filtres pour acheminer automatiquement les e-mails vers les dossiers appropriés. De plus, vous devez vérifier régulièrement que vos filtres fonctionnent comme prévu et ne filtrent pas par erreur des e-mails importants. Si des e-mails importants sont marqués par erreur comme spam, vous devez ajuster les règles de tri.
3 Ne pas archiver ni supprimer les anciens e-mails
Si vous négligez d'archiver ou de supprimer les anciens e-mails, votre boîte de réception Outlook se transforme en dépotoir. À mesure que de nouveaux e-mails arrivent, les messages exploitables se mélangent aux messages moins importants. Si vous laissez certains e-mails non lus pour vous y référer ultérieurement, ils peuvent facilement se perdre dans le fouillis. De plus, la recherche d'e-mails devient difficile lorsque votre boîte de réception est surchargée.
Pour éviter cela, prenez l'habitude d'archiver les e-mails dont vous n'avez pas besoin immédiatement. L'archivage permet de conserver les e-mails hors de votre boîte de réception, mais ils ne sont pas supprimés de vos données Outlook. Vous pouvez facilement les récupérer si vous en avez besoin ultérieurement. En revanche, si vous tombez sur des e-mails indésirables ou des messages que vous n'avez besoin de lire qu'une seule fois, supprimez-les complètement.
Vous devez également vous désabonner des newsletters indésirables, bloquer les contacts qui vous spamment avec du contenu non pertinent et nettoyer régulièrement votre boîte de réception.
4 Ne pas utiliser les indicateurs de suivi et les rappels
Oublier de répondre à des e-mails importants parce qu'ils sont noyés sous de nouveaux messages peut être source de stress inutile. Si vous manquez fréquemment des délais ou oubliez de les suivre, vous n'utilisez probablement pas les indicateurs de suivi et les rappels. Ces outils dans Outlook vous rappellent les messages urgents et garantissent que rien ne passe entre les mailles du filet.
Pour vous assurer de ne manquer aucun e-mail important, prenez l'habitude de les marquer dès que vous les lisez. Outlook vous permet également de définir des rappels pour les tâches importantes, ce qui vous aide à respecter les délais. Vous pouvez également définir des rappels pour les tâches ou les e-mails importants dans votre application de liste de tâches pour vous assurer de les maîtriser.
5 Ne pas vérifier le dossier de courrier indésirable ou de spam
Ne pas vérifier notre dossier de courrier indésirable ou spam est une autre erreur que nous commettons. Bien que les filtres d'Outlook soient généralement très efficaces pour détecter le courrier indésirable, il arrive parfois que des e-mails légitimes se retrouvent dans le dossier spam en raison d'une formulation spécifique ou de règles de filtrage. Vous risquez de manquer des e-mails ou des notifications importants si vous ne consultez pas régulièrement votre dossier de courrier indésirable ou spam.
Pour éviter cela, je consulte mon dossier de courrier indésirable au moins une fois par jour. Cela m'aide à repérer les e-mails importants qui ont été signalés à tort comme spam. J'ajoute également l'adresse e-mail à mes contacts, ce qui permet au client de messagerie de reconnaître mes préférences et d'éviter de signaler des e-mails similaires à l'avenir. De plus, j'ajuste les filtres problématiques si nécessaire.
6 Ne pas programmer de réponses « Absent du bureau »
Configurez-vous une notification d'absence lorsque vous êtes en vacances ou absent du travail ? Si ce n'est pas le cas, il s'agit d'un oubli dans votre gestion des e-mails. Sans cette notification, les personnes qui essaient de vous contacter ne sauront pas que vous n'êtes pas disponible et pourraient penser que vous ignorez leurs messages, ce qui pourrait mettre à mal vos relations. Elles finiront également par perdre du temps à vous contacter.
Pour éviter cela, planifiez toujours une réponse « Absent du bureau » dans Outlook avant de partir. Indiquez clairement les dates de début et de fin de votre indisponibilité et indiquez une autre personne à contacter pour les questions urgentes, en particulier si vous êtes en poste dans un poste de recrutement. Cela permettra d'éviter toute confusion pour les candidats qui essaient de vous joindre.
7 Ne pas sauvegarder vos données de courrier électronique
Négliger de sauvegarder vos données de messagerie peut également avoir de graves répercussions. Une simple erreur, une suppression accidentelle ou une cyberattaque peut entraîner la perte de communications importantes, de pièces jointes, de contacts, etc. Si vous êtes la cible d'une attaque par ransomware, vous devrez payer une rançon ou risquer une perte permanente de vos données.
Pour éviter cela, créez régulièrement des sauvegardes locales de vos données de messagerie, car Outlook vous permet de les exporter facilement. Vous pouvez également utiliser des solutions de sauvegarde tierces qui automatisent le processus et effectuent des sauvegardes régulières. Je stocke les sauvegardes à plusieurs endroits pour me protéger contre une perte de données potentielle à partir d'un point de défaillance unique.
De plus, vous devez tester vos sauvegardes pour vous assurer qu’elles fonctionnent correctement et éviter toute surprise inattendue lorsque vous devez restaurer vos données.
8 Ne pas mettre à jour votre signature
Chaque fois que vous changez de fonction, de service, de numéro de téléphone, de poste, de lieu de bureau ou de tout autre détail, vous devez mettre à jour votre signature électronique. Si vous ne le faites pas, d'autres personnes risquent d'avoir du mal à vous joindre. Des informations obsolètes peuvent entraîner des confusions et des incohérences dans votre communication professionnelle.
Par conséquent, vous devez toujours mettre à jour votre signature électronique dans Outlook pour refléter les nouveaux changements. Si vous communiquez dans plusieurs langues et utilisez différentes versions de votre signature, assurez-vous qu'elles sont également mises à jour. Cela contribuera à maintenir la cohérence dans tous vos e-mails, améliorant ainsi votre crédibilité et votre communication.
Voici quelques erreurs courantes qui peuvent affecter votre expérience Outlook. En plus de les éviter, vous devez également utiliser des adresses e-mail distinctes pour différents objectifs et éviter d'utiliser à outrance la fonction « Répondre à tous ». De plus, n'utilisez pas l'e-mail pour les documents très sensibles ; consacrez un peu de temps chaque semaine à l'organisation de votre boîte de réception.
