8 conseils de formatage des cellules Excel pour des feuilles de calcul claires et lisibles
La première étape pour rendre une feuille de calcul lisible consiste à mettre en ordre la mise en forme des cellules. En utilisant intelligemment les bordures de cellules, l'ombrage, la validation des données et d'autres techniques de mise en forme, vous pouvez améliorer l'attrait visuel de votre feuille de calcul Excel. Voici quelques conseils pour vous aider à améliorer vos compétences en matière de mise en forme Excel.
Sommaire
1 Ajustez la largeur des colonnes et la hauteur des lignes selon vos besoins
Pour donner à une feuille de calcul un aspect plus professionnel, je commence par ajuster la largeur des colonnes et la hauteur des lignes pour m'assurer que le texte n'est pas trop encombré et qu'il y a un espacement adéquat entre les différentes sections de données. Je m'assure que tout le texte, les chiffres et les titres sont entièrement visibles sans qu'aucune partie ne soit coupée. De cette façon, le destinataire n'a pas besoin de faire défiler ou de zoomer de manière excessive.
J'utilise la fonction d'ajustement automatique d'Excel, qui me permet de redimensionner rapidement les colonnes et les lignes pour qu'elles s'adaptent parfaitement au contenu. Cette fonction peut être appliquée à des colonnes et des lignes spécifiques ou à la feuille entière. De plus, je m'assure que la mise en forme est cohérente dans toutes les sections et dans chaque feuille de mon classeur.
2 Ajoutez des bordures de cellules si nécessaire
Sans bordures, une feuille de calcul peut ressembler à un mélange chaotique de chiffres ou de texte difficile à lire. J'ajoute des bordures aux sections séparées pour permettre au destinataire de distinguer plus facilement les ensembles de données. J'utilise des bordures fines dans les sections pour éviter que les données ne se mélangent, et je préfère les bordures gris clair pour les séparateurs de cellules internes.
Pour les cellules ou plages clés, j'applique des bordures épaisses ou colorées pour mettre en évidence les points de données importants. Ce que j'apprécie le plus dans l'utilisation appropriée des bordures, c'est à quel point elles améliorent la lisibilité lors de l'impression de la feuille de calcul. Cependant, vous devez éviter d'en abuser. De plus, choisissez soigneusement les styles pour maintenir la clarté du document et éviter l'encombrement visuel.
3 Fusionner les cellules si nécessaire
La fusion de cellules est une autre fonctionnalité qui vous aide à désencombrer votre feuille de calcul. Si un tableau comporte plusieurs colonnes de données connexes, je fusionne les cellules de la rangée supérieure pour créer un seul titre centré pour étiqueter l'ensemble de données. Je fusionne également des cellules lors de la création de la page de couverture ou de la section récapitulative d'une feuille de calcul. Si certaines cellules doivent accueillir des entrées plus larges, je les fusionne à l'avance.
La fusion de cellules évite d'ajuster la largeur ou la hauteur de la cellule si elle contient un titre sur plusieurs lignes ou un texte long. Cependant, si la fusion de cellules améliore la lisibilité, elle perturbe les fonctions de tri. Pour éviter que le destinataire ne soit confronté à des problèmes de tri des données, je fusionne uniquement les cellules des lignes d'en-tête, des titres ou des sections qui ne nécessitent pas de tri. Vous devez donc utiliser cette fonctionnalité de manière sélective.
4 Aligner le texte pour une meilleure lisibilité
Des données correctement alignées facilitent la compréhension de votre feuille de calcul et lui confèrent une apparence plus professionnelle et soignée, ce à quoi je donne toujours la priorité lors de la préparation de feuilles de calcul. Quelle que soit votre préférence personnelle, vous devez maintenir un alignement de texte cohérent dans toute la feuille de calcul.
Je centre le texte dans les cellules pour les titres, les en-têtes et les informations clés, j'aligne les autres textes à gauche et j'aligne les données numériques à droite. Cependant, vous pouvez choisir un style d'alignement différent à condition de le maintenir cohérent pour des types de données similaires. Et pendant que vous y êtes, n'oubliez pas l'alignement vertical. Je centre toujours les données verticalement dans les cellules pour éviter les espacements gênants.
5 Mettez en surbrillance les sections clés avec l'ombrage des cellules
Chaque feuille de calcul Excel contient des lignes récapitulatives, des résultats finaux ou des indicateurs de performance clés qui doivent se démarquer, et l'ombrage des cellules est un moyen efficace d'y parvenir. J'utilise différentes couleurs d'ombrage pour distinguer visuellement les différentes sections d'une feuille de calcul. Pour les grands tableaux, j'applique un ombrage alterné des lignes ou des colonnes.
J'utilise différentes couleurs pour les données complexes afin de classer les informations au sein d'un même tableau. De plus, les conseils, les notes ou les avertissements dans mes feuilles de calcul sont mis en évidence avec des couleurs accrocheuses. Cependant, comme pour les bordures, vous devez éviter d'utiliser trop d'ombrage. Utilisez des couleurs subtiles et conservez une palette de couleurs cohérente pour les types de données ou les sections similaires afin de maintenir la clarté.
6 Utiliser la validation des données pour contrôler la saisie des données
Lorsque je partage des feuilles de calcul en public ou que je collabore, j'utilise la validation des données pour contrôler le type de données qui peuvent être saisies dans les cellules. Pour les colonnes destinées aux données numériques, je définis des règles qui autorisent uniquement les nombres afin de conserver des formats de données cohérents. Pour les champs avec des options prédéfinies, je crée des menus déroulants.
Je définis également des limites numériques pour maintenir les valeurs saisies dans des plages acceptables. Si quelqu'un saisit des données incorrectes, je configure des messages d'erreur pour inviter les utilisateurs à corriger leurs entrées. En substance, la validation des données permet de maintenir la cohérence entre les feuilles de calcul. Assurez-vous simplement de définir ces règles avec soin pour éviter tout problème pour le destinataire.
7 Utilisez la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les données importantes
La mise en forme conditionnelle me permet d'appliquer automatiquement des mises en forme (couleurs, polices ou bordures, par exemple) en fonction des valeurs des cellules. Je l'utilise pour mettre en évidence les points de données qui dépassent certains seuils ou sont inférieurs aux objectifs. Elle m'aide également à identifier automatiquement les valeurs aberrantes ou inhabituelles, ce qui facilite la détection des erreurs de calcul.
J'utilise également des icônes telles que des flèches, des drapeaux ou des feux de circulation pour représenter l'état des performances, la progression ou les niveaux de risque et pour conserver une mise en forme cohérente pour des types de données similaires. La mise en forme conditionnelle me permet également de mettre en évidence les entrées en double dans une liste, ce qui contribue à nettoyer les données. Elle est également utile pour comparer des ensembles de données en mettant en évidence les différences ou les similitudes.
8 Utilisez la fonction « Envelopper le texte » pour les textes volumineux
Parfois, lorsque le texte dépasse la largeur d'une cellule, il est souvent coupé ou déborde sur les cellules adjacentes. La fonction d'habillage du texte est une solution précieuse à ce problème, car elle divise un long texte en plusieurs lignes dans la même cellule, ce qui rend le contenu plus facile à lire sans avoir à faire défiler horizontalement.
L'habillage du texte contribue également à un meilleur alignement et à une meilleure organisation au sein des cellules. J'utilise souvent cette fonctionnalité pour les en-têtes et les étiquettes afin de garantir que le texte reste dans la cellule sans affecter les cellules voisines. Pour les blocs de texte plus grands s'étendant sur plusieurs lignes, vous devrez peut-être ajuster la hauteur et la largeur de la cellule pour obtenir les meilleurs résultats.
J'espère que vous comprenez maintenant comment j'utilise différentes techniques de mise en forme des cellules pour garder mes feuilles de calcul propres et faciles à lire. Si vous n'avez pas beaucoup prêté attention à la mise en forme des cellules auparavant, essayez d'appliquer ces conseils la prochaine fois que vous travaillerez dans Excel. Ils vous aideront à rendre votre feuille de calcul visuellement attrayante et vous vaudront probablement les éloges de votre patron ou de vos collègues.
