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L’un des avantages de l’utilisation d’Excel est qu’il s’agit d’une courbe d’apprentissage constante. Même pour les professionnels les plus chevronnés, il y a toujours plus de trucs et astuces que nous pouvons apprendre en cours de route pour renforcer notre expertise en matière de feuilles de calcul. Voici quelques-uns de mes favoris.

Sommaire

1 Masquer les données mais conserver les cellules

Il est surprenant qu'Excel ne dispose pas d'une commande directe pour masquer les données dans les cellules visibles, car cette fonctionnalité a de nombreuses utilisations.

Dans cette carte thermique Excel, qui montre la position à partir de laquelle les buts ont été marqués, ce sont les cellules colorées qui parlent, je n'ai donc pas besoin d'afficher les chiffres correspondants.

De même, les scores de ce tableau sont dérivés d'un calcul qui ne contient aucune valeur numérique, sauf à des fins de comparaison, et les barres de données de ce tableau me donnent une image claire de la façon dont les employés se comparent. Par conséquent, il n’est pas nécessaire que les scores globaux soient visibles.

Lorsque j'imprime cette fiche d'information, je souhaite que le salaire de l'employé soit masqué, car il s'agit d'une information sensible.

Pour conserver ces cellules mais masquer leurs données, après les avoir sélectionnées, cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue « Format numérique » dans le coin du groupe Nombre dans l'onglet Accueil.

Ensuite, cliquez sur « Personnalisé » dans le menu de gauche et tapez ;;; (trois points-virgules) dans le champ Type.

Lorsque vous cliquez sur « OK », les nombres dans les cellules sélectionnées disparaîtront, même si les données sont toujours là.

Si, à un moment donné, vous souhaitez voir les données ou la formule que vous avez masquées, sélectionnez la cellule et affichez la barre de formule en haut de votre feuille de calcul.

2 Remplacer les données numériques par du texte représentatif

Il existe de nombreuses façons de générer du texte basé sur des données, notamment la fonction XLOOKUP, le formatage conditionnel et la fonction SWITCH. Cependant, bon nombre de ces techniques nécessitent des colonnes distinctes pour les données et leur texte représentatif.

Dans la colonne D de cette fiche technique, je souhaite qu'Excel transforme tous les nombres positifs en « PROFIT », tous les nombres négatifs en « PERTE » et tous les zéros en « BREAK EVEN ».

Si vous souhaitez faire de même, sélectionnez et cliquez avec le bouton droit sur les cellules concernées, puis cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue « Format numérique » dans le groupe Nombre de l'onglet Accueil.

Maintenant, après avoir cliqué sur « Personnalisé », tapez « BÉNÉFICE » ; « PERTE » ; « SEUIL DE VÊME » dans le champ Type, en veillant à utiliser des guillemets doubles autour de chaque phrase et un point-virgule pour les séparer. Il est également important de taper les phrases dans cet ordre : la première concerne les nombres positifs, la seconde les nombres négatifs et la troisième les nombres zéro.

Lorsque vous cliquez sur « OK », les chiffres remplacent les mots que vous avez définis à l'étape précédente, ce qui vous permet d'évaluer facilement vos données en un instant.

3 Couper, copier, remplacer et insérer des cellules, des lignes et des colonnes

Pendant trop longtemps, j'ai utilisé plusieurs étapes pour déplacer, copier et insérer des cellules, des lignes et des colonnes dans ma feuille de calcul. Lorsque j'ai réalisé que je pouvais utiliser ma souris tout en appuyant sur une ou deux touches de mon clavier, cela a considérablement accéléré l'organisation de mes données.

Remplacer : cliquez et faites glisser

Pour remplacer le contenu d'une cellule, d'une ligne ou d'une colonne par une autre, sélectionnez-la simplement, cliquez et faites-la glisser là où vous souhaitez être. Ensuite, cliquez sur « OK » lorsqu'Excel vous rappelle que vous êtes sur le point de remplacer certaines données.

Copier et remplacer : Ctrl, clic et glisser

Pour dupliquer le contenu d'une cellule, d'une ligne ou d'une colonne dans laquelle des données sont déjà saisies, sélectionnez la cellule, la ligne ou la colonne appropriée, maintenez la touche Ctrl enfoncée et faites-la glisser vers son emplacement copié. Bizarrement, lorsque vous effectuez cette action, Excel ne vous rappelle pas que vous êtes sur le point de remplacer certaines données, alors assurez-vous que c'est bien ce que vous souhaitez faire avant de le faire !

Couper et insérer : Maj, clic et glisser

Si vous souhaitez compresser le contenu d'une cellule, d'une ligne ou d'une colonne entre des données existantes sans la remplacer, maintenez la touche Maj enfoncée pendant que vous cliquez et faites glisser.

Copier et insérer : Maj+Ctrl, clic et glisser

Enfin, pour créer une copie d'une cellule, d'une ligne ou d'une colonne sans perdre aucune donnée au cours du processus, maintenez les touches Maj et Ctrl enfoncées pendant que vous cliquez et faites glisser les données.

4 Répétez votre dernière action

Peut-être connaissez-vous l'outil Format Painter, qui duplique le formatage d'une zone d'Excel à une autre. De plus, si vous double-cliquez sur l'icône Format Painter, vous pouvez appliquer la mise en forme à de nombreuses zones distinctes de votre feuille de calcul.

Une manière similaire (mais surtout légèrement différente) de réaliser la duplication est la touche F4. Là où Format Painter copie toute la mise en forme de la ou des cellules sélectionnées, F4 répète la dernière action, notamment le collage, l'insertion et la suppression de lignes, l'ajout de la mise en forme aux cellules et l'ajout de nouvelles feuilles de calcul.

Dans cet exemple, ma responsable d'équipe m'a demandé d'insérer une nouvelle colonne entre chaque colonne existante afin qu'elle puisse ajouter quelques commentaires analytiques. Tout d'abord, je vais cliquer avec le bouton droit sur l'en-tête de la colonne C pour sélectionner la colonne entière, puis cliquer sur « Insérer » pour ajouter une colonne entre les colonnes B et C.

Maintenant, je vais sélectionner la colonne E.

Lorsque j'appuie sur F4, une nouvelle colonne sera ajoutée entre les colonnes C et D, et je pourrai alors faire de même avec les colonnes restantes.

Cela m'évite d'avoir à cliquer sur Insérer à chaque fois et m'aide à éviter la méthode sujette aux erreurs consistant à sélectionner d'abord toutes les colonnes pertinentes. N'oubliez pas que cette astuce peut être utilisée pour répéter n'importe quelle action dans Excel, alors n'hésitez pas et essayez-la !

5 Insérer, cocher et décocher plusieurs cases simultanément

L'outil de case à cocher d'Excel, ajouté au programme en juin 2024, est idéal pour créer des listes de contrôle, suivre la progression des tâches et visualiser les données en un instant.

Pour ajouter une case à cocher, cliquez sur « Case à cocher » dans l'onglet Insertion du ruban. Si vous ne voyez pas l'option de case à cocher, personnalisez votre ruban ou utilisez le champ de recherche d'Excel en haut de la fenêtre.

Pour ajouter plusieurs cases à cocher à plusieurs cellules en même temps, sélectionnez d'abord les cellules concernées, puis alors cliquez sur « Case à cocher » dans l’onglet Insertion.

Bien que vous puissiez utiliser votre souris pour cocher et décocher ces cases, cela prendrait une éternité si vous vouliez cocher ou décocher de nombreuses zones de texte en même temps. Au lieu de cela, sélectionnez toutes les cellules contenant les cases que vous souhaitez cocher ou décocher, puis appuyez sur la barre d'espace.

6 Ajouter la date et l'heure actuelles (fixes)

Les fonctions de date et d'heure d'Excel, comme MAINTENANT et AUJOURD'HUI, sont idéales pour renvoyer une heure et une date qui se mettent à jour chaque fois que vous effectuez une action dans Excel (également appelées fonctions volatiles).

Cependant, parfois, vous préférerez peut-être ajouter la date et l'heure actuelles sous forme d'horodatage fixe, par exemple lorsque vous marquez l'heure à laquelle une tâche a été terminée. Vous pouvez le faire en utilisant des raccourcis clavier simples :

Appuyez sur Ctrl+ ; pour insérer la date actuelle.
Appuyez sur Ctrl+Maj+ ; pour insérer l’heure actuelle.
Appuyez sur Ctrl+ ; > Espace > Ctrl+Maj+ ; pour insérer la date et l'heure actuelles ensemble dans la même cellule.

7 Dupliquer la fenêtre Excel

Si vous travaillez sur une grande feuille de calcul, il peut être pratique d'afficher différentes zones en même temps. De même, vous trouverez peut-être utile de voir deux onglets à la fois, ce qui vous évitera de cliquer entre eux. C'est là que l'outil Nouvelle fenêtre d'Excel, accessible via l'onglet Affichage du ruban, est utile.

Lorsque vous cliquez sur cette icône, une copie exacte de votre classeur s'ouvre dans une nouvelle fenêtre. Toutes les modifications que vous apportez à une copie seront automatiquement mises à jour dans l'autre et vous pouvez fermer l'original ou la copie lorsque vous êtes prêt à revenir à une vue à fenêtre unique.

Appuyez sur Windows+Z pour réorganiser la façon dont vos fenêtres Excel dupliquées apparaissent sur votre écran.

Apprendre de nouveaux trucs et astuces Excel est un moyen d’optimiser votre efficacité et votre flux de travail. Cependant, une autre façon de devenir un pro d'Excel est de connaître les nombreux pièges dans lesquels les gens tombent souvent lorsqu'ils utilisent le programme, ce qui signifie que vous pouvez éviter les mêmes problèmes pendant que vous travaillez.