6 raccourcis clavier Excel que j'aurais aimé savoir plus tôt

Bien qu'il ait travaillé dans Microsoft Excel depuis des décennies, j'apprends toujours de nouvelles façons d'accélérer mon flux de travail. Plus précisément, je suis tombé sur des raccourcis clavier au cours des deux dernières années que j'utilise maintenant tous les jours, et j'aurais aimé les connaître plus tôt!

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F2: Entrez le mode d'édition d'une cellule

Lorsque vous entrez une formule dans Excel et appuyez sur Entrée, la cellule affiche le résultat et la barre de formule affiche comment vous y êtes. Dans cet exemple, la cellule C1 montre le résultat d'une formule de somme qui ajoute la valeur dans la cellule A1 à la valeur dans la cellule B1, tandis que la barre de formule révèle la formule elle-même.

Supposons que vous réalisons plus tard que vous aviez réellement besoin de multiplier les valeurs dans les cellules A1 et B1 plutôt que de les additionner. Pour ce faire, vous pouvez modifier la formule dans la barre de formule, ou double-cliquez sur la cellule C1 et modifier la formule là-bas. Cependant, ces deux méthodes (ce que je croyais auparavant seulement Méthodes!) Vous obligez à utiliser votre souris, perturbant ainsi votre flux de travail et vous obligeant à vous éloigner de votre clavier.

Au lieu de cela, utilisez les touches fléchées pour naviguer vers la cellule que vous souhaitez modifier et appuyez sur F2. Cela active le mode d'édition pour cette cellule, ce qui signifie que vous pouvez utiliser à nouveau les touches fléchées pour se déplacer le long de la formule et effectuer les modifications requises en utilisant uniquement votre clavier.

Lorsque vous avez fini d'apporter les modifications nécessaires, appuyez sur Ctrl + Entrez pour finaliser le résultat et maintenez cette cellule active, afin que vous puissiez revérifier la formule dans la barre de formule.

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Ctrl + Shift + V: Coller les valeurs uniquement

Si vous utilisez CTRL + V lors de la collation des données d'une autre source – comme une page Web, un document Word, un e-mail ou un autre classeur ou une feuille de travail – dans Excel, ainsi que le collage des valeurs, le programme adopte le format de source, y compris les couleurs d'arrière-plan, les couleurs de texte, les polices, le gras, les italiques, etc.

Dans cet exemple, lorsque j'ai collé les cinq premières rangées d'une table à partir d'une page Wikipedia en utilisant Ctrl + V, les cellules ont été formatées de manière incohérente, les drapeaux nationaux ont couvert les noms du pays et une partie du texte a été hyperlienne. En conséquence, j'ai dû prendre des mesures supplémentaires pour supprimer ce formatage et ranger les données.

Au lieu de cela, Excel vous permet de coller le contenu copié dans votre feuille de calcul tout en préservant le formatage de destination. Il existe différentes façons de procéder à l'ancienne, comme cliquer sur le menu déroulant « Coller » dans l'onglet Home sur le ruban et sélectionner « Valeurs », ou en utilisant le raccourci du clavier d'origine, Ctrl + Alt + V> V.

Cependant, en 2022, Microsoft a introduit un raccourci de clavier plus simple pour coller les valeurs uniquement: Ctrl + Shift + V. Remarquez comment l'utilisation de ce raccourci collet les données Wikipedia comme des valeurs non formatées sans les drapeaux nationaux.

En conséquence, je n'ai qu'à apporter une ou deux petites modifications pour ranger les données.

De plus, je peux sélectionner n'importe quelle cellule dans les données et appuyer sur Ctrl + T pour convertir les détails en une table Excel formatée.

En plus de copier des données à partir d'un site Web et de les coller dans Excel, vous pouvez également importer des tables en ligne à l'aide de l'onglet Données sur le ruban.

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Ctrl + Shift + L: Colonnes Filtre

Les filtres sont un outil inestimable dans Excel pour afficher uniquement les lignes qui répondent à certains critères que vous définissez, rendant le parc et l'analyse des données beaucoup plus simples.

Que vous travailliez avec des données formatées comme une table ou une série de données contiguës dans des cellules non formatées, sélectionnez n'importe quelle cellule dans la plage et appuyez sur Ctrl + Shift + L pour ajouter des boutons de filtre à la première ligne des données.

Ensuite, appuyez sur Ctrl + pour sauter vers la ligne d'en-tête contenant les filtres, utilisez les touches de flèche gauche et droite pour accéder à la colonne que vous souhaitez filtrer et appuyez sur Alt + pour lancer les options de filtrage.

Pour réinitialiser tous les filtres, sélectionnez n'importe quelle cellule dans la plage et appuyez deux fois sur Ctrl + Shift + L. La première pression supprime les boutons de filtre et, par conséquent, tous les filtres appliqués, et le deuxième appuyez sur les boutons de filtre à la première ligne de vos données.

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F4: un raccourci de clavier polyvalent

Mon raccourci de clavier Microsoft Excel préféré et le plus utilisé le plus utilisé est probablement le F4 Impressionnativement polyvalent.

Basculement entre les types de référence dans les formules

Premièrement, F4 vous permet de basculer entre les références relatives, absolues et mixtes dans une formule pour fixer ou un peu références à certaines cellules, colonnes ou lignes. Dans cet exemple, j'ai appuyé sur F4 après avoir tapé la référence à la cellule A2 dans ma formule pour ajouter les symboles du dollar ($), forçant Excel à réparer cette référence lorsque je copie finalement la formule à d'autres cellules.

Répéter l'action précédente

Deuxièmement, vous pouvez utiliser F4 pour répéter la dernière action que vous avez effectuée sur votre feuille de calcul. Dans la capture d'écran ci-dessous, après avoir réduit manuellement la largeur de la colonne B en cliquant et en faisant glisser le côté droit de l'en-tête de la colonne vers la gauche, j'ai sélectionné la cellule D1 et appuyé sur F4, et j'ai répété ce processus pour les autres colonnes vierges pour m'assurer qu'elles étaient toutes redimensionnées de manière cohérente.

Vous pouvez utiliser F4 pour répéter toute action dans Excel, comme le collage des données, la mise en forme d'une cellule, la suppression des lignes ou des colonnes, et bien d'autres.

Répéter une recherche

Troisièmement, Shift + F4 vous permet de répéter la dernière recherche que vous avez effectuée. Commencez par appuyer sur Ctrl + F pour ouvrir l'onglet Rechercher de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

Ensuite, après avoir tapé les critères de recherche pertinents dans le champ Find quel champ, vous pouvez appuyer sur Entrée à plusieurs reprises pour trouver chaque cellule qui correspond à ces critères.

Cependant, si vous devez apporter des modifications manuelles à votre feuille de calcul entre chaque résultat en utilisant uniquement votre clavier, vous devrez appuyer sur ESC pour fermer la boîte de dialogue, apporter vos modifications, puis appuyer sur Ctrl + F pour le lancer à nouveau.

Au lieu de cela, une fois que vous avez tapé la requête de recherche, appuyez sur ESC pour fermer la boîte de dialogue, puis appuyez sur Shift + F4 pour répéter la recherche pour trouver la cellule suivante qui répond aux critères. Chaque fois que vous appuyez sur Shift + F4 par la suite, la recherche continue comme si la boîte de dialogue était toujours ouverte, même si vous apportez des modifications importantes à votre feuille de calcul. Alternativement, appuyez sur Ctrl + Shift + F4 pour revenir au résultat de la recherche précédent.

Clôture du classeur ou de la fenêtre Excel

Une quatrième et dernière utilisation de F4 est utile à la fin de la journée de travail, lorsque vous êtes prêt à s'éteindre et à rentrer à la maison:

• Ctrl + F4 ferme le classeur actif, mais laisse la fenêtre Excel ouverte. Si le classeur n'est pas enregistré, vous verrez d'abord la boîte de dialogue Enregistrer comme la boîte de dialogue.

• Alt + F4 ferme complètement la fenêtre Excel active.

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Ctrl + 1: cellules de format

Ctrl + 1 dans Microsoft Excel lance la boîte de dialogue des cellules du format, où vous pouvez modifier les propriétés du format, de l'alignement, de la police, de la bordure, du remplissage et de la protection d'une seule cellule ou d'une gamme de cellules.

Les itinéraires alternatifs vers le même résultat sont de cliquer avec le bouton droit sur une cellule et de sélectionner des «cellules de format», ou de rechercher le ruban pour l'outil de mise en forme que vous souhaitez appliquer, ce qui prend beaucoup plus de temps que ce raccourci clavier facile à recevoir.

Après avoir sélectionné la cellule ou les cellules que vous souhaitez formater et appuyer sur Ctrl + 1, utilisez les touches de flèche gauche et droite pour sauter entre les onglets dans la boîte de dialogue des cellules de format.

Ensuite, une fois que vous avez atterri sur l'onglet pertinent, appuyez sur l'onglet pour sauter entre les options. Dans ce cas, je souhaite formater les cellules sélectionnées afin que leurs valeurs soient des devises, donc après avoir navigué vers l'onglet Numéro et appuyé sur l'onglet, j'utiliserai la touche de flèche vers le bas pour sélectionner « Currency ». Ensuite, je vais appuyer à nouveau sur l'onglet pour naviguer dans et ajuster les options de devise.

Ensuite, une fois que j'ai sélectionné tout le formatage pertinent pour ces cellules, je peux appuyer sur Entrée pour enregistrer les modifications et fermer la boîte de dialogue.

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Barbaire espace: cochez et décochez les cases

Le raccourci final du clavier dont je ne pourrais pas vivre aujourd'hui – le présentant il y a un peu plus d'un an – est la barre d'espace.

Vous êtes peut-être venu à cet article à la recherche de raccourcis clavier révolutionnaires que vous n'avez jamais vus auparavant, mais supportez-moi: la barre d'espace est une économie en temps réel pour quiconque utilise des cases à cocher dans sa feuille de calcul.

Plutôt que d'utiliser votre souris pour cocher et décocher les cases laborieusement dans Excel, utilisez les touches fléchées pour naviguer dans une cellule contenant une case à cocher et appuyez sur la barre d'espace pour ajouter ou supprimer le cocher.

De même, si vous sélectionnez plusieurs cellules contenant une case à cocher (en utilisant les touches Shift + Arrow) et appuyez sur la barre d'espace, elles seront toutes vérifiées et non contrôlées en même temps.

Pour supprimer une case à cocher de votre feuille de calcul, sélectionnez la cellule où se trouve la case à cocher et appuyez sur Supprimer. Si votre case à cocher est cochée, appuyer sur Delete décollera d'abord la case à cocher, et l'appui à nouveau le supprimera complètement.

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Les raccourcis dont j'ai discuté dans ce guide ne sont que quelques-uns des nombreux raccourcis clavier Microsoft Excel que vous pouvez apprendre à terminer votre travail plus rapidement et à vous rapprocher d'un utilisateur de puissance. Vous pouvez également télécharger, imprimer et épingler notre feuille de triche imprimable sur votre panneau de préavis, afin que vous puissiez y accéder chaque fois que vous en avez besoin!