6 nouvelles conseils et astuces de courrier électronique Outlook que vous devez connaître
Bien que beaucoup d'entre nous puissent naviguer sur Classic Outlook avec nos yeux fermés, l'interface modernisée de New Outlook peut rendre la recherche d'outils les plus utiles du programme. Donc, pour vous aider, voici quelques conseils et astuces pour travailler avec la section des e-mails de New Outlook.
Sommaire
1
Rectifier des erreurs avec une annulation
Nous avons tous été là-bas – malgré la lecture d'un projet de courrier électronique à plusieurs reprises, dès que vous cliquez sur « Envoyer », vous remarquez que vous avez fait une erreur. Heureusement, New Outlook vous offre une bouée de sauvetage, mais seulement si vous avez changé de manière préventive à l'avance, alors agissez maintenant!
Tout d'abord, cliquez sur le rouage « Paramètres » dans le coin supérieur droit de la nouvelle fenêtre Outlook.
Maintenant, cliquez sur « Email » dans le menu de gauche et sélectionnez « Composer et Répondre » dans le deuxième menu qui apparaît. Ensuite, faites défiler vers la section UNNO SEND, cliquez et faites glisser le curseur vers la droite (vers le maximum de dix secondes), et cliquez sur « Enregistrer ».
La prochaine fois que vous enverrez un e-mail, une boîte gris annulaire apparaîtra au bas du volet de message, tout comme dans Gmail. N'oubliez pas que vous n'avez que dix secondes pour cliquer sur « Annuler » si vous réalisez que vous avez fait une erreur, vous devrez donc agir rapidement!
Après avoir cliqué sur « Annuler », le message rouvrira en tant que brouillon dans le nouveau volet de message pour que vous puissiez faire des ajustements avant de renvoyer le message.
Rappeler les e-mails dans de nouvelles perspectives au travail ou à l'école
Si vous et le destinataire de votre e-mail avez un compte de messagerie lié au même domaine de travail ou scolaire Microsoft 365, vous pouvez tenter de rappeler un message même après que le temps d'annulation s'est écoulé. Pour ce faire, cliquez sur « Envoi des éléments » dans le volet de navigation, double-cliquez sur le message que vous souhaitez rappeler, cliquez sur « Rappel Message » dans le ruban et cliquez sur « OK ». Vous recevrez ensuite un rapport de rappel dans votre boîte de réception qui indique si votre rappel a réussi, selon que le destinataire a déjà ouvert votre message.
2
Planifiez à l'avance avec le calendrier
Il y a de nombreux avantages à planifier vos nouveaux e-mails Outlook, en vous donnant un temps de réadaptation supplémentaire à l'optimisation de votre taux de lecture par e-mail.
Rédigez votre e-mail dans le nouveau volet Message comme d'habitude, y compris l'ajout des adresses du destinataire, la saisie d'une ligne d'objet et l'ajout de pièces jointes. Ensuite, cliquez sur la flèche déroulante à côté du bouton Envoyer, puis cliquez sur « Planifier l'envoi ».
Vous pouvez ensuite sélectionner l'un des temps d'envoi suggérés, ou cliquez sur « Custom Time » pour choisir une heure et une date différentes.
Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Envoyer ». Ne vous inquiétez pas: il ne sera pas encore envoyé – l'e-mail prévu attendra patiemment dans vos ébauches. Si vous souhaitez apporter des modifications à un e-mail planifié ou l'envoyer tôt, cliquez sur l'icône du crayon dans le coin supérieur droit du message après l'avoir sélectionné dans vos ébauches.
Lorsque vous planifiez vos e-mails, gardez à l'esprit les pointeurs suivants:
-
Vérifiez attentivement la date et l'heure prévues, car il est facile de se tromper accidentellement.
-
N'oubliez pas de voyager dans le temps! Par exemple, « demain » pourrait signifier une chose différente lorsque l'e-mail est envoyé à ce que cela signifiait lorsque vous l'avez rédigé.
-
Ne planifiez pas toujours vos e-mails à envoyer en même temps de la journée. Si vous devenez trop prévisible, vos e-mails pourraient perdre leur impact.
3
Ajouter le professionnalisme avec une signature par e-mail
Les signatures par e-mail ajoutent un certain professionnalisme à vos messages en vous permettant de montrer vos informations d'identification, de partager vos coordonnées, de publier votre marque et d'afficher tout ce que vous souhaitez être marqué sur la fin de chaque e-mail que vous envoyez. Surtout, même si vous créez une signature d'e-mail minimaliste avec juste votre nom et votre numéro de téléphone, cela vous évitera d'avoir à taper ces détails manuellement à chaque fois.
Commencez par cliquer sur le rouage « Paramètres » dans le coin supérieur droit de la nouvelle fenêtre Outlook.
Ensuite, cliquez sur « Comptes » dans le premier menu de gauche et « Signatures » dans le deuxième menu.
Si vous gérez plus d'un compte dans New Outlook, sélectionnez le compte pour lequel vous souhaitez créer une signature. Si vous n'avez pas encore créé de signatures par e-mail, commencez par donner à la nouvelle signature, vous êtes sur le point d'ajouter un nom. Ensuite, utilisez le grand champ de texte vide pour concevoir la signature, en utilisant les outils de formatage sous le champ.
Lorsque vous avez terminé, choisissez si vous souhaitez que la signature soit incluse uniquement sur tous les nouveaux messages, ou les e-mails et les réponses transmis. Une fois que vous avez fait ce choix, cliquez sur « Enregistrer » et fermez la fenêtre ou recommencez le processus pour créer plus de signatures par e-mail.
Pour ajouter manuellement une pré-signature lors de la rédaction d'un e-mail, ouvrez l'onglet « Message » sur le ruban, cliquez sur « Signature » et choisissez la signature pertinente.
4
Gardez votre boîte de réception propre avec les règles
Si vous êtes un type de zéro de réception-zéro, vous devriez certainement utiliser l'outil de règles d'Outlook pour déposer automatiquement vos e-mails. Il y a deux façons de le faire.
Bien que vous puissiez ajouter des comptes de messagerie de fournisseurs autres que Microsoft dans New Outlook, vous ne pouvez créer que des règles pour les e-mails envoyés à vos comptes Microsoft.
Créer une règle de l'expéditeur via un message reçu
La première façon de créer une règle est de se concentrer sur un expéditeur spécifique. Cliquez avec le bouton droit sur un e-mail que vous avez déjà reçu et cliquez sur Règles> Créer une règle.
Pour créer une règle rapide définissant où ira les futurs e-mails de cet expéditeur, sélectionnez simplement un emplacement de dossier et cliquez sur « OK ».
Alternativement, pour activer d'autres actions pour cet expéditeur, comme épingler leurs e-mails en haut de votre boîte de réception ou marquer automatiquement leurs e-mails comme indésirables – cliquez sur « plus d'options » et ajustez les paramètres de la boîte de dialogue qui apparaît.
Créez différents types de règles dans la boîte de dialogue
Une autre façon de créer des règles est via la boîte de dialogue Rules, une méthode qui vous donne plus de flexibilité et d'options. C'est également là que vous pouvez ajuster les règles que vous avez déjà créées.
Tout d'abord, sélectionnez le compte Microsoft pour lequel vous souhaitez créer les règles de messagerie dans le volet de navigation. Ensuite, dans l'onglet Home sur le ruban, cliquez sur Règles> Gérer les règles.
Ensuite, confirmez l'adresse e-mail Microsoft dans le menu déroulant VOTRE RULAGES POUR, puis cliquez sur « Ajouter une nouvelle règle ».
Maintenant, nommez la nouvelle règle et cliquez sur les deux flèches déroulantes pour voir les différentes conditions et actions que vous pouvez utiliser pour générer la règle.
Une fois que vous avez terminé la création de vos règles, cliquez sur « Enregistrer ».
Voici quelques autres conseils que vous pouvez utiliser lors de la création de règles:
-
Vous n'êtes pas limité à l'ajout d'une seule condition et d'une seule action – vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez! Cela dit, l'ajout de trop de personnes pourrait entraîner des problèmes de performances ou des complications avec des paramètres contradictoires, alors soyez sélectif.
-
Si vous avez plusieurs règles qui pourraient s'appliquer à un seul message, vérifiez « Arrêtez de traiter plus de règles » sous la première règle pour forcer de nouvelles Outlook à appliquer cette règle uniquement et ignorer les autres.
-
Vérifiez « Exécutez la règle maintenant » pour appliquer la règle à tous les e-mails déjà dans votre boîte de réception. Laisser cela non contrôlé n'appliquera la règle qu'aux futurs e-mails qui atterrissent dans votre boîte de réception.
5
Utilisez la barre de recherche pour gagner du temps
Habituellement, je vous conseillerais d'utiliser les barres de recherche dans les applications de bureau de Microsoft avec prudence, car ils peuvent parfois créer plus de confusion qu'ils ne résolvent. Cependant, la nouvelle barre de recherche Outlook est étonnamment intuitive et peut vous faire économiser les tracas de patauger dans de nombreux dossiers pour trouver cet e-mail insaisissable.
Commencez par cliquer sur la barre de recherche en haut de la nouvelle fenêtre Outlook pour activer les options de recherche avancées.
Si vous le souhaitez, vous pouvez aller de l'avant et taper un mot clé tout de suite, en appuyant sur Entrée pour commencer la recherche.
Cependant, pour augmenter vos chances de trouver l'e-mail que vous recherchez, apportez quelques modifications aux paramètres de recherche. Pour ce faire, cliquez sur l'icône de filtre sur le côté droit de la barre de recherche et progressez à travers les options.
Par exemple, vous pouvez cliquer sur « Boîte aux lettres actuelle » pour choisir le dossier où vous pensez que l'article est situé. Si vous n'êtes pas sûr, laissez la « boîte aux lettres actuelle » sélectionnée, et la nouvelle Outlook recherchera tous les dossiers sous l'adresse e-mail active lorsque vous entrez, vous commencez la recherche. Peut-être que vous connaissez le nom ou l'adresse e-mail de la personne qui a envoyé l'e-mail que vous recherchez, afin que vous puissiez taper cela dans le champ. D'un autre côté, vous vous souvenez peut-être à peu près lorsque vous avez reçu l'e-mail, afin que vous puissiez changer la date et la date des champs. Une fois que vous avez affiné les paramètres de recherche, cliquez sur « Rechercher ».
Les résultats de la recherche apparaîtront dans le volet de message, avec ce que la nouvelle Outlook considère comme les résultats les plus pertinents placés en haut.
6
Passer en mode sombre
Si vous passez plusieurs heures par jour à regarder vos e-mails dans de nouvelles perspectives, vous devriez penser à passer en mode sombre. L'utilisation du mode sombre présente de nombreux avantages, notamment la réduction de la fatigue oculaire, éventuellement allonger le temps que votre batterie dure si vous utilisez un ordinateur portable et que vous améliorez l'attrait esthétique de votre affichage.
Tout d'abord, cliquez sur le rouage « Paramètres » dans le coin supérieur droit de votre nouvelle fenêtre Outlook.
Dans le menu de gauche de la boîte de dialogue Paramètres qui apparaît, cliquez sur « Général », puis cliquez sur « Apparence ».
Maintenant, cliquez sur « Dark », et votre nouvelle fenêtre Outlook vous montrera instantanément à quel point le mode sombre semble. Si vous aimez ce que vous voyez, cliquez sur « Enregistrer ».
Alternativement, si vous avez activé le mode Dark dans vos paramètres système Windows 11 et que vous souhaitez que de nouvelles Outlook adoptent cet affichage, cliquez sur «Utiliser les paramètres du système». Ensuite, si vous décidez jamais de revenir à votre système en mode Light, la nouvelle Outlook changera en conséquence.
Si vous envoyez régulièrement des e-mails avec du contenu et de la structure répétés, comme un calendrier hebdomadaire ou une mise à jour commerciale, créez et enregistrez un modèle de messagerie dans de nouvelles Outlook pour faciliter la cohérence, gagner du temps et réduire les risques de fautes de frappe et d'autres erreurs.
