6 conseils pour planifier votre journée dans Google Agenda

Vous utilisez peut-être déjà Google Agenda pour planifier des réunions, mais avez-vous déjà envisagé d’utiliser l’application de calendrier gratuite de Google pour planifier toute votre journée ? Vous pouvez le faire si vous savez quels outils et fonctionnalités utiliser, ce que nous allons décrire ci-dessous.

Changez votre vue

Pour commencer à planifier avec Google Agenda, ouvrez le site Web et connectez-vous à votre compte Google. Ensuite, utilisez la liste déroulante des vues en haut pour votre vue préférée. Pour planifier votre journée, choisissez « Jour » dans la liste déroulante, puis utilisez les flèches en haut pour passer au jour suivant.

Si vous souhaitez planifier les prochains jours ou même toute la semaine de travail, vous pouvez choisir « Semaine ».

Vous pouvez également personnaliser vos options d’affichage pour ne voir que ce que vous voulez. Cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite et choisissez « Paramètres ». Ensuite, développez Général sur la gauche et choisissez « Afficher les options ».

À droite, vous pouvez utiliser les cases à cocher pour afficher les week-ends ou réduire la luminosité des événements passés et utiliser les listes déroulantes pour sélectionner le jour pour commencer votre semaine ou configurer une vue personnalisée.

Parce qu’il est si facile de basculer entre les vues avec la liste déroulante en haut de votre calendrier, vous saurez toujours ce qui s’en vient. Vous pouvez également voir une belle vue de la journée en cours en choisissant « Planifier » dans la liste déroulante.

Configurer des tâches

Google Agenda est intégré à Google Tasks, vous pouvez donc créer des tâches quotidiennes et les voir sur votre calendrier avec vos autres événements et rendez-vous.

En haut à gauche de l’écran du calendrier, sélectionnez l’icône du menu principal (trois lignes), puis développez Mes calendriers dans la barre latérale. Cochez la case Tâches pour les afficher sur votre calendrier principal.

Si vous souhaitez une couleur spécifique pour vos tâches, placez votre curseur sur le calendrier des tâches à gauche. Cliquez sur les trois points et choisissez la couleur.

Pour créer une tâche, cliquez sur une date ou une heure dans le calendrier. Ensuite, choisissez « Tâche » en haut de la fenêtre contextuelle de l’événement. Donnez un nom à votre tâche, ajoutez une heure s’il ne s’agit pas d’une tâche de toute la journée et choisissez la liste des tâches. En option, vous pouvez le faire répéter et inclure une description. Cliquez sur « Enregistrer ».

Vous verrez alors toutes les tâches planifiées sur votre agenda Google principal. De plus, vous pouvez développer le panneau latéral sur la droite et afficher vos tâches à l’aide de la coche bleue.

Pour marquer une tâche comme terminée, sélectionnez l’événement dans votre calendrier et cliquez sur « Marquer comme terminée ». Vous pouvez également ouvrir Tâches dans la barre latérale et marquer le cercle à côté de la tâche.

Utiliser des rappels

Les rappels fonctionnent de la même manière que les tâches dans Google Agendas. Vous pouvez ajouter le calendrier Rappels à votre vue et créer des rappels dans la fenêtre contextuelle de l’événement. Une différence entre les rappels et les tâches est que les rappels n’apparaissent pas dans le panneau latéral.

Ouvrez le menu principal en utilisant l’icône en haut à gauche si nécessaire. Ensuite, cochez la case Rappels dans la section Mes calendriers.

Pour changer la couleur de vos rappels, passez votre curseur sur le calendrier, cliquez sur les trois points à côté et choisissez une couleur.

Pour créer un rappel, sélectionnez une date sur votre calendrier. Choisissez Rappel en haut de la fenêtre contextuelle de l’événement et donnez-lui un nom. Pour définir une heure pour le rappel, décochez la case Toute la journée, puis sélectionnez l’heure à côté de la date. En option, vous pouvez répéter le rappel. Cliquez sur « Enregistrer » lorsque vous avez terminé.

Note: Vous ne verrez pas l’option Rappel dans la fenêtre contextuelle de l’événement tant que vous n’aurez pas coché la case pour afficher le calendrier des rappels.

Pour voir les alertes de vos rappels, cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite et sélectionnez « Paramètres ». Développez Général sur la gauche et choisissez « Paramètres de notification ».

Sur la droite, ouvrez la liste déroulante Notifications et sélectionnez « Notifications de bureau » ou « Alertes » selon vos préférences. Si vous choisissez de recevoir des notifications de bureau, confirmez que les notifications sont activées sur votre ordinateur. Si vous choisissez Alertes, assurez-vous que Google Agenda est ouvert et actif dans votre navigateur.

Faire des événements, des tâches ou des rappels répétitifs

Si vous avez des événements, des tâches ou des rappels qui se produisent régulièrement, vous pouvez les configurer pour qu’ils se répètent. Cela vous évite de créer le même encore et encore. Par exemple, si vous utilisez la technique du blocage du temps, vous pouvez mettre en place un événement pour gérer les e-mails tous les matins de 9h à 10h.

Lorsque vous créez l’événement, la tâche ou le rappel, sélectionnez la liste déroulante Ne se répète pas. Vous pouvez ensuite choisir « Quotidien » pour qu’il se reproduise chaque jour à l’heure que vous sélectionnez en haut.

Alternativement, vous pouvez choisir « Personnalisé » pour qu’il se répète tous les deux jours ou chaque lundi, mercredi et vendredi à titre d’exemples.

Après avoir configuré les autres détails de l’événement, de la tâche ou du rappel, cliquez sur « Enregistrer ».

Créer des calendriers pour les catégories

Une façon d’organiser vos événements, tâches et rendez-vous consiste à leur créer des catégories colorées. Vous pouvez le faire en configurant des calendriers séparés. Par exemple, vous pouvez créer des calendriers pour les réunions, les tâches administratives et le travail de projet.

Cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite et choisissez « Paramètres ». Sur la gauche, développez Ajouter un calendrier et choisissez « Créer un nouveau calendrier ».

Sur la droite, donnez un nom au calendrier et éventuellement une description. Vous pouvez également ajuster le fuseau horaire si nécessaire. Cliquez sur « Créer un calendrier » pour l’enregistrer.

Vous le verrez alors apparaître dans la section Paramètres de Mes calendriers ci-dessous. Vous pouvez y choisir le calendrier pour apporter des modifications aux notifications, aux invitations et à d’autres paramètres spécifiques au calendrier.

Lorsque vous revenez à l’écran principal du calendrier, vous verrez le calendrier dans la section Mes calendriers. Cochez la case à côté pour afficher ses événements et cliquez sur les trois points à droite pour choisir sa couleur.

Pour créer un événement pour un calendrier spécifique, double-cliquez sur la date ou l’heure pour ouvrir la page des détails de l’événement. Remplissez les champs pour le titre, la date, l’heure, la description et d’autres informations comme vous le souhaitez. Ensuite, à droite de l’icône Calendrier, utilisez la liste déroulante pour sélectionner le calendrier.

Cliquez sur « Enregistrer » en haut pour enregistrer l’événement dans le calendrier de catégorie à code couleur.

Obtenez un agenda quotidien dans votre boîte de réception

Lorsque vous planifiez vos journées à l’avance, comme la veille ou pour chaque jour de la semaine à venir, vous pouvez recevoir un agenda quotidien dans votre boîte de réception. C’est un excellent moyen de voir ce qu’il y a dans votre assiette pour la journée.

Cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite et choisissez « Paramètres ». À gauche, sous Paramètres de Mes calendriers, choisissez un calendrier et sélectionnez « Autres notifications ». Sur la droite, utilisez la liste déroulante à côté de l’agenda quotidien pour sélectionner « E-mail ».

Vous recevrez ensuite un e-mail envoyé à votre compte Gmail connecté chaque matin avec l’ordre du jour pour ce calendrier.

Si vous utilisez déjà Google Agenda pour certains événements, pourquoi ne pas profiter pleinement de l’application calendrier pour planifier vos journées ?