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De nos jours, je clique rarement sur Envoyer après avoir rédigé mes e-mails dans Outlook. J'ai réalisé que retarder (ou planifier) mes e-mails m'aide à éviter les pièges potentiels consistant à les envoyer dès que j'ai fini de les taper, et le nouvel Outlook pour Windows a simplifié ce processus.

Si je voulais programmer un e-mail dans Outlook classique, je devais ouvrir une fenêtre supplémentaire et suivre un long processus. Cependant, le nouvel Outlook a adopté l'approche de Gmail en ajoutant un menu déroulant simplifié au bouton Envoyer. À partir de là, je peux choisir une date et une heure spécifiques pour l'envoi de mon e-mail.

Il s’agissait d’une mise à niveau essentielle dans Outlook, compte tenu des nombreux avantages liés au retard de la livraison des e-mails dans les boîtes de réception des destinataires.

Sommaire

1. Les e-mails programmés signifient des réponses programmées

J’ai constaté que la planification de mes e-mails sortants à une certaine heure chaque jour m’a aidé à gérer ma charge de travail plus efficacement.

Envisagez l'alternative consistant à envoyer des e-mails de manière sporadique. Dans ce scénario, je sais que je recevrai probablement des réponses tout au long de ma journée de travail. Cela signifie que je suis constamment distrait par les notifications et que je ne peux pas retrouver un élan productif.

D'un autre côté, si je programme tous mes e-mails pour 14 heures, par exemple, je peux réserver une plage horaire de 15 à 16 heures pour traiter les réponses.

2. Certains moments peuvent être plus efficaces sur le lieu de travail

Le moment le plus efficace pour envoyer des e-mails internes dépend de plusieurs facteurs, notamment du fonctionnement quotidien de votre entreprise. Au fil du temps, j'ai remarqué que ma boîte de réception est plus chargée à certains moments de la journée, et il est probable que d'autres personnes sur mon lieu de travail observent des tendances similaires.

J'essaie donc d'utiliser cette situation à mon avantage. Par exemple, si je programme l'envoi d'un e-mail à 17 heures le vendredi soir, il risque d'être noyé sous de nombreux autres e-mails lorsque mon collègue ouvrira sa boîte de réception le lundi matin. Certaines études ont montré que les e-mails programmés pour le jeudi matin ont le meilleur taux d'ouverture, car les gens pensent peut-être à vider leur boîte de réception avant le week-end. Il existe également un argument en faveur de la programmation des e-mails vers midi, car les gens consultent souvent leurs e-mails à leur retour de la pause déjeuner.

En bref, planifier mes e-mails m’amène à réfléchir à l’optimisation de leur impact. Si je clique sur Envoyer sans réfléchir au timing, mon message risque de perdre de son efficacité et je devrai peut-être attendre plus longtemps avant que son contenu soit pris en compte.

3. Je respecte mes collègues

Je traite souvent mes emails le soir, car mes horaires de travail habituels sont parfois trop chargés avec des tâches plus importantes. Cependant, tout le monde ne travaille pas de la même manière et je ne peux pas m'attendre à ce que mes collègues voient mes emails pendant leur temps libre. C'est pourquoi je programme les emails que je rédige tard le soir pour qu'ils soient envoyés en milieu de matinée le lendemain.

De plus, si le courriel que j'envoie contient de mauvaises nouvelles ou des propos grossiers, je ne veux pas que la soirée et la nuit de mon collègue soient gâchées par des problèmes liés au travail. En effet, il y a déjà suffisamment de stress lié au travail sans qu'un courriel intempestif ne vienne s'ajouter à ce fardeau.

4. Mes collègues me respectent

De la même manière, je ne veux pas que mes collègues sachent que je suis en train de lire mes emails à 22 heures (j'espère qu'ils ne liront pas cet article !), car ils pourraient s'attendre à ce que je réponde en dehors de mes heures de travail. En reportant mes réponses au lendemain, je reprends un peu le contrôle de mon temps et je donne l'impression à mes collègues que je suis un type de travail de 9 à 17 heures ! Du coup, ils en viendront à respecter mes horaires de travail et ils sauront qu'ils n'auront pas de réponse avant le lendemain s'ils m'envoient un email le soir.

5. Il est temps de réécrire ou de changer d'avis

Nous sommes tous passés par là : nous sommes fatigués, en colère ou frustrés et nous avons rédigé une réponse très ferme à notre patron qui vient de fixer un délai déraisonnable pour une tâche titanesque. Prendre l'habitude de retarder l'envoi de cet e-mail pourrait vous sauver la mise ! Dans ces situations, j'ai constaté que programmer l'envoi de l'e-mail le lendemain me donnait le temps de me calmer et de reconsidérer mon ton.

De la même manière, la planification des e-mails vous permet de rédiger et de planifier à l'avance. Par exemple, il peut y avoir une réunion la semaine prochaine et vous souhaitez compiler à l'avance l'ordre du jour que vous enverrez à vos collègues à 9 heures le jour de la réunion pour gérer votre flux de travail. Entre-temps, les choses peuvent changer, vous pouvez donc revenir à l'e-mail et l'ajuster si nécessaire.

Surtout, une réponse envoyée à la hâte à un e-mail peut être perçue comme inconsidérée. J'aime au moins donner l'impression que j'ai consacré à cet e-mail le temps et la réflexion qu'il mérite.

Comment modifier, envoyer ou annuler un e-mail programmé

Les e-mails programmés se trouvent dans votre dossier Brouillons. C'est donc là que vous devrez vous rendre pour modifier, envoyer instantanément ou annuler un e-mail programmé.

Pour modifier, sélectionnez l'e-mail concerné dans Brouillons, cliquez sur l'icône en forme de stylo dans le coin supérieur droit et choisissez « Modifier l'e-mail ».

Vous pouvez également utiliser le même menu déroulant pour envoyer l'e-mail instantanément en cliquant sur « Envoyer maintenant ».

Pour annuler l'e-mail, avec votre dossier Brouillons ouvert, passez la souris sur l'e-mail concerné et cliquez sur l'icône de la corbeille.

Choses à garder à l'esprit

Bien que la planification des e-mails présente de nombreux avantages, il y a certains points importants que je prends toujours en compte.

Un envoi immédiat peut être nécessaire : Parfois, un envoi ou une réponse immédiate est nécessaire ou plus efficace.
Vérifiez attentivement la date et l'heure du programme : Il est facile de sélectionner accidentellement la mauvaise date ou la mauvaise heure, c'est pourquoi je m'efforce de bien faire les choses.
N'oubliez pas de voyager dans le temps : Le sens du mot « demain » peut être différent de celui qu'il avait au moment de l'envoi du courriel. De même, personne ne souhaite recevoir un courriel à 15 heures commençant par « Bonjour ».
Varier l'horaire : Programmer l’envoi d’e-mails à la même heure chaque jour pourrait les rendre prévisibles et donc moins efficaces.

En plus de vous permettre de planifier facilement vos e-mails, le nouveau Outlook possède d'autres fonctionnalités intéressantes : il vous permet de « mettre en veille » les e-mails dans votre boîte de réception pour les traiter plus tard et de « balayer » vos dossiers de courrier électronique pour les mettre en ordre.