5 conseils Excel pour les utilisateurs de puissance

La maîtrise des outils de Microsoft Excel est un processus sans fin, même pour ceux qui ont utilisé le programme au travail ou à la maison pendant des décennies. Dans cet esprit, voici quelques-uns de mes hacks Excel préférés que j'ai ramassés au fil des ans que vous pouvez retirer et utiliser pour accélérer votre flux de travail de feuille de calcul.

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Vous n'avez pas besoin de geler la première rangée d'une table

Si vous travaillez avec une feuille Excel contenant de nombreuses lignes de données, vous pourriez être tenté de geler la première ligne via l'onglet View sur le ruban, de sorte que lorsque vous faites défiler vers le bas, les en-têtes restent visibles.

Cependant, vous n'avez pas besoin de faire cette étape si vous formatez vos données en tant que table Excel. Pour ce faire, premièrement, assurez-vous que vos données ont des en-têtes de colonne dans la ligne supérieure. Ensuite, sélectionnez vos données et dans l'onglet Insérer du ruban, cliquez sur « Table ».

Si vous avez beaucoup de lignes de données, plutôt que de les sélectionner manuellement avec votre souris, activez la cellule supérieure gauche (dans mon cas, cellule A1), appuyez sur Ctrl + Shift + Dright pour sélectionner toute la ligne, puis appuyez sur Ctrl + Shift + jusqu'à ce que toutes vos données soient sélectionnées.

Maintenant, assurez-vous que les informations dans la boîte de dialogue Créer une table sont correctes et cliquez sur « OK ».

Enfin, sélectionnez n'importe quelle cellule dans le tableau et faites défiler vers le bas. Notez que les en-têtes de colonne (A, B, C, etc.) sont remplacés par les noms de colonne que vous avez attribués au début.

Cette astuce ne fonctionne que si votre table contient plus de lignes que ne peut s'adapter à votre écran. Sinon, les en-têtes de table sont toujours exposés, donc il n'est pas nécessaire que les en-têtes de feuille de calcul répétent ces étiquettes.

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Copier et accéder à plusieurs éléments en même temps

La plupart des gens connaissent les célèbres raccourcis clavier pour la copie (CTRL + C) et les éléments de collage (Ctrl + V) dans Excel. Cependant, moins de personnes savent que vous pouvez copier plusieurs éléments provenant de diverses sources en même temps et les coller dans une feuille de calcul en un seul clic.

Disons que vous créez une feuille de calcul de profil de joueur pour votre équipe de football préférée. Pour chaque joueur, vous voulez leur identifiant, une photo et un lien vers sa biographie en ligne.

Même si les ID de joueur sont sur une feuille de calcul distincte, leurs photographies sont dans un document Word Microsoft, et leurs URL bio en ligne sont accessibles dans un navigateur Web, vous pouvez aller de l'avant et copier chaque élément un par un.

Ensuite, revenez à la feuille de calcul où vous souhaitez que les éléments copiés aient, puis cliquez sur l'icône du lanceur de presse-papiers dans l'onglet Home sur le ruban pour voir les éléments que vous venez de copier dans le volet de presse-papiers. Remarquez également comment chaque élément a une icône à côté de lui pour vous rappeler son emplacement d'origine.

Maintenant, sélectionnez la cellule où vous souhaitez que le premier élément soit collé et cliquez sur l'élément dans le volet du presse-papiers. Répétez ce processus pour les autres éléments que vous avez copiés.

Après avoir collé une image dans Microsoft Excel, cliquez avec le bouton droit et sélectionnez « Placer dans la cellule » pour intégrer l'image dans les limites de la cellule.

Vous pouvez ensuite cliquer sur « effacer tout » dans le volet du presse-papiers, avant de passer au lot suivant des éléments que vous souhaitez copier et coller.

Le presse-papiers Microsoft Excel peut contenir jusqu'à 24 éléments. Cela signifie que lorsque vous copiez un 25e élément, il remplacera l'élément le plus ancien du presse-papiers.

L'avantage de l'utilisation du presse-papiers Microsoft Excel, plutôt que du presse-papiers Windows (Windows + V), est qu'il reste exposé dans la fenêtre Excel jusqu'à ce que vous le fermez manuellement. D'un autre côté, le presse-papiers Windows disparaît dès que vous en cliquez loin.

3

Afficher toutes les formules utilisées dans votre feuille de calcul

Par défaut dans Excel, les cellules de la feuille de calcul affichent les résultats de la formule, tandis que la barre de formule montre la formule que vous avez utilisée pour obtenir ce résultat.

Cependant, vous pouvez également afficher les formules dans les cellules elles-mêmes. Pour ce faire, appuyez sur Ctrl + `(la touche Grave Accent, qui est généralement dans le coin supérieur gauche du clavier).

Lorsque vous utilisez ce raccourci clavier, vous pouvez rapidement voir quelles cellules contiennent des formules, comprendre comment les calculs sont effectués et vérifier les erreurs. De plus, avec cette option activée, la sélection d'une cellule contenant une formule colorera les cellules auxquelles il fait référence, ce qui rend le dépannage plus simple.

Appuyez à nouveau sur Ctrl + `pour retourner votre feuille de calcul à l'état par défaut.

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Voir tous les onglets de feuilles de travail avec un clic droit

L'une des tâches les plus frustrantes d'Excel est de naviguer dans le gestionnaire d'onglet en bas de l'écran, surtout si vous avez de nombreuses feuilles de travail dans votre classeur. En effet, cliquer sur les minuscules flèches dans le coin inférieur gauche de la fenêtre Excel pour faire défiler les onglets occupe trop de votre temps précieux.

Cliquez et faites glisser les trois points à côté de la droite des onglets de la feuille de travail pour créer plus d'espace pour leurs noms.

Une façon d'accélérer ce processus consiste à appuyer sur la page Ctrl + vers le bas pour passer à l'onglet suivant, ou la page Ctrl + pour revenir à l'onglet précédent.

Cependant, ma méthode préférée consiste à cliquer avec le bouton droit sur les flèches de navigation à l'onglet. Faire cela lance la fenêtre Activer, et vous pouvez ensuite double-cliquez sur la feuille que vous souhaitez naviguer (ou utiliser les touches de flèche et appuyer sur Entrée).

Cet outil est particulièrement utile si vous avez pris le temps de donner à vos feuilles de calcul des noms courts mais descriptifs, plutôt que de vous en tenir à la feuille par défaut1, à la fiche, à la feuille3, etc.

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Utilisez la barre d'état pour des calculs rapides

L'un des outils les plus simples et probablement les plus sous-utilisés d'Excel est la barre d'état, qui se trouve dans le coin inférieur droit de la fenêtre Excel.

Plus précisément, lorsque vous sélectionnez certaines données dans votre feuille de calcul, la barre d'état fournit des calculs pour une analyse instantanée sans nécessiter de formules supplémentaires.

Dans cet exemple, le tableau est trié par des apparences en ordre décroissant, et je veux rapidement voir les buts totaux et moyens marqués par quiconque a joué 100 matchs ou plus.

Bien que je puisse utiliser des formules pour générer ces informations, je ne veux pas que le résultat apparaisse dans la feuille de calcul – mon objectif ici est juste de jeter un coup d'œil aux chiffres pour une analyse rapide.

Ainsi, dès que je sélectionne les totaux d'objectifs pour les joueurs concernés, la moyenne, le compte et la somme des cellules sélectionnées apparaissent dans la barre d'état.

Si vous ne pouvez pas voir ces totaux dans votre version d'Excel après avoir sélectionné deux cellules ou plus contenant des données, cliquez avec le bouton droit sur la barre d'état et vérifiez les calculs d'agrégation que vous souhaitez afficher à partir des six options, moyen, comptage, nombre numérique, minimum, maximum et somme.

De plus, je peux cliquer sur l'un de ces calculs dans la barre d'état pour copier les valeurs dans mon presse-papiers, prêts à être collés ailleurs si nécessaire.

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Si vous souhaitez gagner du temps lorsque vous utilisez Microsoft Excel, ainsi que les hacks que j'ai partagés avec vous dans ce guide, profitez au maximum de la boîte de nom pour accélérer la navigation et personnalisez la barre d'outils à accès rapide pour effectuer vos commandes les plus utilisées en un instant.