12 conseils pour la vidéoconférence pendant que vous travaillez à domicile

Alors que la main-d'œuvre mondiale passe à un modèle de travail à domicile, les réunions dans les salles de conférence sont passées à des applications d'appel vidéo en ligne. Si vous débutez en vidéoconférence, nous sommes là pour vous aider!

Fermer d'autres applications pour de meilleures performances

Avant de démarrer votre vidéoconférence, prenez le temps d’enregistrer votre travail et de fermer toutes les applications dont vous n’avez pas besoin. Vous souhaitez notamment fermer tous les programmes contenant des données personnelles ou utilisant trop de puissance CPU.

Un trop grand nombre d'applications ouvertes ralentira votre ordinateur pendant un appel vidéo. En effet, l'appel lui-même nécessite beaucoup de ressources, surtout si vous utilisez un ordinateur portable léger. Si vous entendez les fans tourner pendant un appel ou que l'application de visioconférence commence à ralentir, quittez toutes les autres applications ouvertes.

Prenez des précautions avant de partager votre écran

Si vous allez partager votre écran pendant un appel vidéo, c'est une bonne idée de prendre des précautions supplémentaires pour que les gens ne voient rien de privé ou potentiellement embarrassant. Tout d'abord, accédez à votre navigateur et fermez tous les onglets, en particulier tout ce que vous ne souhaitez pas que quelqu'un d'autre voie.

Ensuite, activez le mode Ne pas déranger sur votre ordinateur Mac ou Windows. Cela garantit que les autres utilisateurs ne verront pas accidentellement les messages des conversations privées lorsque vous partagez votre écran.

Vérifiez la connexion Internet

Avant votre appel, utilisez un outil de test de vitesse, comme Fast.com ou Speedtest.net, pour tester votre vitesse Internet. Si vous n'obtenez pas assez de vitesse, rapprochez-vous de votre routeur Wi-Fi ou essayez d'autres astuces pour amplifier votre signal Wi-Fi. Vous pouvez également utiliser l'un de ces outils pour accélérer votre connexion Internet.

Choisissez un point lumineux et un arrière-plan neutre

Il est préférable de passer un appel vidéo dans un endroit baigné de lumière naturelle. De cette façon, votre visage sera clair. Cependant, si votre pièce n'a pas beaucoup de soleil, essayez de vous asseoir sous un éclairage fluorescent doux (rien de trop dur).

Il est préférable de choisir un endroit avec un arrière-plan neutre aussi – rien de trop occupé. Si vous vous asseyez juste devant un mur, ça devrait aller.

Si vous ne trouvez pas un arrière-plan approprié, vous pouvez essayer de brouiller votre arrière-plan sur Skype. Si vous utilisez Zoom, vous pouvez même passer à un arrière-plan virtuel.

Testez la vidéo et l'audio

Avant de démarrer un appel vidéo, assurez-vous que vos appareils vidéo et audio sont connectés et fonctionnent correctement. La plupart des outils de visioconférence disposent d'un service d'appel test. Regardez sous le menu d'options ou de paramètres de votre application de visioconférence.

Par exemple, dans Skype, vous pouvez accéder à la section «Audio et vidéo» dans «Préférences» pour effectuer un appel test.

Positionnez la caméra au niveau des yeux

Il est important de positionner la caméra au niveau optimal. Essayez de le mettre au niveau des yeux afin de ne pas regarder vers le haut ou vers le bas. Vous ne voulez pas vraiment que vos collègues regardent vos narines lors d’une réunion importante.

De plus, lorsque vous parlez, ne vous regardez pas vous-même ou la fenêtre de discussion, regardez directement dans la caméra. De cette façon, les autres ne se sentiront pas distraits.

Obtenez un meilleur micro ou appareil photo

Pour les appels occasionnels, le microphone et la caméra intégrés de votre ordinateur portable devraient faire l'affaire. Mais si votre ordinateur portable a quelques années, vous remarquerez peut-être que la vidéo n'est pas aussi claire que la caméra de votre smartphone.

Si vous souhaitez participer à des réunions en ligne tous les jours, vous pouvez envisager d'acheter un meilleur appareil photo et / ou casque.

Ensuite, essayez d'utiliser des écouteurs ou des écouteurs lorsque vous êtes en communication vidéo. En raison de la proximité de votre bouche, il sonnera mieux que d'utiliser le microphone intégré de votre ordinateur portable. Pour éviter la latence, optez pour des écouteurs filaires.

Organisez au préalable

Si vous organisez une réunion, essayez d'avoir tous vos points de discussion et vos documents prêts à l'avance. Si vos collègues ont besoin de voir un document, envoyez-le avant l'appel et assurez-vous que tout le monde a accès à toutes les données nécessaires avant la vidéoconférence.

De cette façon, vous n'aurez pas à passer les premières minutes de l'appel à attendre que tout le monde soit au courant.

Être habillé correctement

Ce n'est pas parce que vous travaillez à domicile que vous pouvez assister à des réunions en pyjama. Bien sûr, il n'y a pas non plus besoin d'en faire trop avec un complet trois pièces. Trouvez un juste milieu et habillez-vous en affaires décontracté ou formel, ou quel que soit le code vestimentaire sur votre lieu de travail.

Oui, le pantalon est facultatif, mais pourquoi le risquer? Si vous oubliez d'éteindre votre appareil photo avant de vous lever à un moment donné, cela pourrait être désastreux.

Mettez-vous en sourdine lorsque vous ne parlez pas

Lorsque vous êtes en visioconférence avec de nombreux participants pendant que vous êtes à la maison, il est préférable de rester silencieux la plupart du temps. Ne vous réactivez que lorsque vous avez besoin de parler.

Cela élimine tout bruit de fond de votre côté. De plus, si quelqu'un entre dans la pièce et commence à parler pendant que vous êtes en communication (une possibilité très réelle puisque vous êtes à la maison), vous n'aurez pas à vous précipiter pour trouver le bouton de sourdine.

Concentrez-vous comme si vous y assistiez en personne

Bien qu'il soit tentant d'utiliser le temps de vidéoconférence pour consulter votre boîte de réception ou lire des articles, vous ne devriez probablement pas le faire. Essayez de faire attention lorsque quelqu'un parle et gardez les yeux sur la caméra.

Fondamentalement, traitez-le comme vous le feriez pour une réunion réelle. Souhaitez-vous faire défiler les mèmes de chat sur Reddit si vous étiez dans une salle de conférence en ce moment? Sinon, ne le faites pas non plus lors d'un appel vidéo.

Si vous tapez ou regardez quelque chose, vos collègues pourront vous dire que vous n'y prêtez pas attention.

Essayez d'éloigner les animaux domestiques et les enfants, mais ne stressez pas

Si vous avez des enfants ou des animaux de compagnie, il est préférable de demander à quelqu'un de s’occuper d’eux pendant un appel vidéo. S'il n'y a personne d'autre pour les regarder, essayez de les engager dans une activité qu'ils aiment, comme regarder des dessins animés.

Même si vous suivez ces étapes, vos enfants peuvent toujours faire irruption dans la pièce, mais ne vous inquiétez pas trop. Compte tenu de la situation actuelle, tout le monde devrait être assez compréhensif.

Si cela se produit, demandez poliment à vos collègues si vous pouvez vous éloigner un instant, et ils comprendront sûrement.

Si vous êtes novice dans le domaine du travail à domicile, jetez un œil à quelques trucs et astuces pour améliorer l'expérience.